9 Aufgaben, die Salesforce nicht kann. Und wie du sie löst.

Salesforce ist aktuell das stärkste CRM am Markt. Nicht umsonst wird es von so vielen Unternehmen eingesetzt - vom Start-up bis zum Konzern. Und nicht umsonst setzen auch wir es tagtäglich ein.

Dennoch sind wir während unserer jahrelangen Arbeit mit diesem CRM-System immer wieder auf grundlegende Aufgaben gestoßen, die Salesforce nativ leider nicht unterstützt.

Die gute Nachricht vorweg: Es gibt für alles eine Lösung! Und die wollen wir dir natürlich nicht vorenthalten. Daher hier die 9 grundlegendsten Aufgaben, die Salesforce nicht kann und wie du sie dennoch gelöst bekommst:

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#1. Dokumentenerstellung in Salesforce

Das aktuell erfolgreichste CRM der Welt kann nativ keine mit Daten befüllte Dokumente aus Microsoft Office-Vorlagen erzeugen. Dabei zählt die Dokumentenerzeugung unserer Erfahrung nach zu den mit Abstand größten Effizienzbremsen in den Geschäftsprozessen unserer Kunden.

Sicher musstest du auch schon mindestens einmal ein Angebot, eine Präsentation, eine Rechnung oder andere Dokumente manuell erstellen. Eingabefehler, der bekannte Kampf gegen die Formatierung, die Konvertierung ins richtige Endformat... All das frisst vor allem eins: deine Zeit.

Die Lösung: Nutze externe Tools, die in Salesforce integriert werden!

Zu nennen sind hier die gängigen AppExchange-Tools wie Conga Composer, Docomotion oder WebMerge. Oder du nutzt unsere eigene Lösung cloudworx.compose: Mit dieser erstellst du automatisiert kontextbezogene Dokumente. Aus Powerpoint, Word, Excel oder HTML-Templates werden so in Echtzeit Dokumente, die mit deinen Daten aus Salesforce befüllt sind und die du direkt einsetzen kannst. Und zwar in deinem benötigten Zielformat.

#2. Webformulare

Ebenfalls grundlegend ist der Bedarf an dynamischen Webformularen, wie man sie von Landingpages oder für Kundenportale kennt. Über diese werden Informationen von deinen Interessenten oder Nutzern abgefragt und diese werden automatisiert direkt in dein Salesforce System übertragen.

Zugegeben: Mit Web2Lead und Web2Case hat Salesforce zwar eigene native Lösungen. Diese lassen unserer Meinung nach aber zu viele Wünsche offen. So können Daten nur zu Salesforce übertragen, bestehende Daten jedoch nicht ausgelesen oder aktualisiert werden. Formulare sind zudem statisch und können nicht auf Kundeneingaben reagieren. Felder können also nicht in Abhängigkeit anderer Felder ein- und ausgeblendet werden. Und eine Authentifizierung ist ebenfalls nicht möglich. Die Erstellung von Kundenportalen kann somit nicht erfolgen.

Neben AppExchange Lösungen, wie 123FormBuilder und FormTitan, gibt es Integrationen zu Online-Formulardienstenm wie Formstack. Oder du fragst uns nach unserer Lösung cloudworx.interact, mit der du Datensätze aus Formularen auf Landingpages erzeugst. Oder versende Online-Fragebögen, um prozessrelevantes Feedback von deinen Kunden zu erhalten. Du kannst auch ein Portal erstellen, über welches deine Kunden Daten einsehen und anpassen können. Synchron mit Salesforce. Und das in Echtzeit.

#3. Webhooks ohne Authentifizierung

Achtung, es wird etwas technischer: Es bleibt aber ebenso grundlegend. Für diejenigen, die beim Begriff „Webhook“ an Piraten denken: Darunter versteht man vereinfacht eine Webadresse, die man Drittanbieterdiensten bereitstellt, um Informationen ans eigene System zu übertragen.

Dies kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn man von einem Drittanbieter für den Versand von einer SMS erfahren möchte, ob und wann diese zugestellt wurde.

Zuerst die gute Nachricht: Salesforce unterstützt Webhooks! Die schlechte Nachricht: nur mit Authentifizierung. Und jeder Drittanbieter-Service, den wir bisher implementiert haben und der Webhooks ansprechen kann, hat dies nur ohne Authentifizierung ermöglicht. Bei Integration mit Drittsystemen ist somit der Bruch im Prozess garantiert.

An dieser Stelle hilft dir leider auch der AppExchange nicht weiter. Unsere Komponente cloudworx.listen allerdings schon: Ermögliche damit Drittanbieterdiensten ganz einfach, Informationen an dein eigenes System zu übertragen. Per Webhook eben und ganz ohne HTTP-Authentifizierung. Und damit 90% kompatibler als native Webhooks.

#4. Automatisierter E-Mail-Versand mit Anhängen

Du möchtest E-Mails automatisiert versenden. Und das auch mit kundenspezifischem Anhang. Aber geht das in Salesforce überhaupt? Leider nein. Zumindest nicht out-of-the-box. Salesforce ermöglicht hier unglücklicherweise keinen Versand dynamisch erstellter Angebote, wie zum Beispiel Vollmachten oder Rechnungen.

Die Lösung: Über Code/APEX lassen sich Anwendungen programmieren, mit deren Hilfe der automatisierte E-Mail-Versand mit Anhängen ganz einfach möglich ist. Zeit sparen lässt sich hier mit cloudworx-eigenen intelligenten Codestandards, die dir Zeit bei der Umsetzung und damit Geld sparen.

#5. Versand von E-Mail-Anhängen größer als 3 MB

Wie du merkst, der E-Mail-Versand aus Salesforce heraus ist mit einigen Herausforderungen verbunden.

Eine weitere: Bei E-Mail-Anhängen ab 3 MB Gesamtgröße versendet Salesforce nicht mehr Dateien, sondern Links. Das spart Ressourcen der Salesforce-Infrastruktur und ist insofern wirklich schlau gelöst.

Jedoch wird der Aufruf dieser Links von vielen IT-Abteilungen und E-Mail-Clients aus Sicherheitsgründen unterbunden. Eine automatisierte Weiterverarbeitung (beispielsweise durch Anbieter, die Faxe oder Briefe aus E-Mails generieren und versenden) ist darüber hinaus unmöglich.

Hier hilft dir die AppExchange Lösung out.bounz, welche E-Mails über den eigenen SMTP-Server deines Unternehmens versendet. Jedoch ohne die gewohnten Einschränkungen bei Anhängen, Absendermarkierung, Zustellraten und Anzahl versendeter E-Mails. Direkt aus Salesforce heraus.

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#6. Kontextbezogene E-Mail-Templateauswahl

Eine der größten Effizienzbremsen in kleinen und mittelgroßen Unternehmen ist es, täglich immer wieder nahezu identische E-Mails neu zu formulieren. Dabei spart dir der Einsatz von E-Mail-Templates bis zu 85% deines Aufwands!

Bei der Verwendung von E-Mail-Templates in Salesforce müssen Mails nur noch individualisiert und nicht mehr komplett verfasst werden. Dies klappt jedoch nur dann, wenn auch für alle wesentlichen Kommunikationspfade Vorlagen bestehen. Unterschiedliche Prozesstypen, Mehrsprachigkeit und individuelle Ansprachen lassen die Anzahl der E-Mail-Templates dann schnell auf mehrere hundert anwachsen.
Auch hier bietet out.bounz beispielsweise eine optimale Lösung. Denn dank integrierter DeepL-Übersetzungsfunktion, müssen die Templates nur in einer einzigen Sprache gepflegt werden. Die Übersetzung in die gewünscht Zielsprache funktioniert dann per Klick direkt im Tool!

Über Visualforce und Apex lassen sich zudem als Alternative eigene Oberflächen zum Versand von E-Mails programmieren, die deine akuten Probleme lösen. Auch hier lässt sich viel Zeit durch den Einsatz bestehender Codestandards sparen.

#7. E-Mail-Postfachüberwachung

E-Mail-Versand über Salesforce funktioniert also ganz gut, wie du siehst. Ebenso klappt die kontextbezogene Dokumentation ausgehender E-Mails in Salesforce. Das ist essentiell, um jederzeit den Kommunikationsverlauf mit Kunden und Dienstleistern nachvollziehen zu können.

Was jedoch fehlt, ist die Dokumentation eingehender E-Mails. Für den Verlauf sind diese jedoch mindestens genauso wichtig. Man denke an den Buchhaltungsmitarbeiter, der die E-Mail-Antwort des Kunden auf die Mahnung nicht wahrnimmt und mit dem Kunden telefoniert. Die Möglichkeit, eingehende E-Mails in den Posfächern deiner Mitarbeitenden automatisiert und kontextbezogen zu dokumentieren, bietet Salesforce leider nicht.

Die Lösung: Die AppExchange App in.bounz. Mithilfe der App kannst du aus eigehenden Nachrichten Datensätze erzeugen, Anhänge automatisch in dein System importieren und die Mails an allen relevanten Stellen im System abspeichern.

Wie dir das im Alltag hilft? Beispielsweise im Kundensupport: Eine eingehende Anfrage wird dann direkt in deinem System als Ticket erfasst und dein Support-Team über das neue Ticket informiert.
Oder im Personalbereich: Bewerbungen, die mit Anhängen per E-Mail eintreffen, werden automatisch als Bewerber-Datensatz erstellt und die Anhänge im Datensatz gespeichert.

#8. Kontoüberwachung und automatisierter Zahlungsabgleich

Was viele nicht wissen: Auch Finanzabteilungen können enorm von Salesforce profitieren!

Denn eine Prozesslücke, auf die wir bei Kunden häufig treffen, ist die Weiterverarbeitung von Rechnungen und der Zahlungseingang.

Das Durchforsten von Kontoauszügen und Transaktionslisten auf drei verschiedenen Konten auf der Suche nach der richtigen Zahlung kann kostbare Zeit verschwenden. Smarte Automation schafft hier Abhilfe.
Die Grundlage dafür ist jedoch die Bereitstellung von Konto-Transaktionsdaten in Salesforce. Und Salesforce selbst bietet dies nativ nicht an.

Die Lösung findet sich am AppExchange: millio liefert dir eine fertige, Salesforce-native Oberfläche und verknüpft via finAPI deine deutschen und österreichischen Bankkonten mit deinem Salesforce System. Und das zu 100% sicher.

Somit kannst du in Salesforce deine Transaktionen einsehen und diese automatisiert mit der richtigen Rechnung in deinem System verknüpfen lassen. Somit weißt du immer, wann ein Kunde seine Rechnung beglichen hat und kannst ggf. weitere Prozessschritte, wie Reminder oder Mahnungen, automatisiert anknüpfen.

#9. SMS-Versand

Neben WhatsApp, Instagram, Facebook und (der guten alten) E-Mail neigen wir dazu, die Existenz der SMS als Kommunikationskanal zu vergessen. Die Daseinsberechtigung steigt jedoch unserer Ansicht nach wieder. Warum?

Weil du über diesen Kanal unabhängig einer bestehenden Internetverbindung und ohne in der Flut konkurrierender Nachrichten zu versinken, deine Kunden erreichst. Punkt. Nach unserer Erfahrung hat sich dies besonders bei Statusmitteilungen oder 2-Factor-Authentifizierungsnachrichten an Kunden bewährt.
Salesforce unterstützt diesen Kanal leider nicht.

Allerdings gibt es zahlreiche Anbieter, die den Versand von SMS über Schnittstellen ermöglichen. Einer davon (unserer Meinung nach der am besten ausgereifte und zuverlässigste) ist Twilio, deren Service man über Apex nahtlos in Salesforce integrieren kann.

9 grundlegende Prozesslücken, die unserer Ansicht nach das erfolgreichste CRM-System der Welt mit sich bringt. Diese Lücken können jedoch schnell und oft einfach geschlossen werden.

Ich hoffe, ich habe dir mit diesem Artikel geholfen, auch die ein oder andere deiner Prozesslücken in Zukunft schließen zu können.

Du möchtest eine Einschätzung zu Tools oder deinen Prozessen? Gerne helfe ich dir auch bei allen anderen Fragen rund um Salesforce. Komm gerne jederzeit auf mich zu oder kontaktiere uns direkt hier.