Die E-Rechnungspflicht: So machst du dein Unternehmen fit für die Zukunft

Die Digitalisierung hat längst Einzug in alle Bereiche unserer Gesellschaft gehalten und auch das Rechnungswesen bleibt von diesem Wandel nicht unberührt. Ein zentraler Aspekt dieser Entwicklung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, die Unternehmen dazu verpflichtet ihre Rechnungsstellung auf elektronische Weise umzustellen. Diese Maßnahme ist nicht nur ein Schritt hin zu effizienteren und nachhaltigeren Geschäftsprozessen, sondern auch eine Reaktion auf die zunehmende Digitalisierung des Wirtschaftslebens.

Nachdem der Bundesrat am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt hat und dir die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für dein Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 bevorsteht, stellst du dir vermutlich die Frage, welche Vorbereitungen du treffen musst und welche Auswirkungen diese Umstellung auf deine Firma haben wird? In dem folgenden Artikel werden wir näher darauf eingehen, was genau eine E-Rechnung ist und welche Vorteile sie mit sich bringt, ob dein Unternehmen der Verpflichtung nachkommen muss und wie die Tools von cloudworx für dein Salesforce-CRM dir dabei helfen können.

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, bezeichnet eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten ermöglicht eine E-Rechnung die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Sie enthält alle erforderlichen Informationen in einem reinen semantischen Datenformat, was eine effiziente Bearbeitung und Archivierung ermöglicht, und entspricht der europäischen Norm EN-16931 für die elektronische Rechnungsstellung. Die E-Rechnung basiert außerdem auf einem XML-Format, durch welches Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.

Keine E-Rechnungen sind beispielsweise:

• reine Bilddateien
• PDF-Dateien
• eingescannte Papierrechnungen

Obwohl sie elektronisch vorliegen, fehlt diesen Dokumenten die richtige Strukturierung der Daten, die für die automatisierte Verarbeitung und Weiterverarbeitung erforderlich ist.

Welche Vorteile bietet dir eine Umstellung?

In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt werden E-Rechnungen immer beliebter, und das aus guten Gründen. Sie bieten für Rechnungssender und - empfänger eine Vielzahl von Vorteilen, die den gesamten Rechnungsprozess vereinfachen und optimieren. Hier werden die Vorzüge der E-Rechnung für sowohl dein Unternehmen als auch deine Kunden im Detail aufgeführt.

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Vorteile für dein Unternehmen als Sender:

1. Vereinfachte Rechnungsstellung: Die Nutzung von E-Rechnungen ermöglicht eine deutlich vereinfachte Rechnungsstellung. Statt mühsam Papierrechnungen zu drucken, zu kuvertieren und zu versenden, können E-Rechnungen bequem von überall elektronisch erstellt und versendet werden.

2. Verkürzte Durchlaufzeiten: Durch die Umstellung auf E-Rechnungen kommt es zu kürzeren Durchlaufzeiten im Rechnungsprozess. Da die Übertragung elektronisch erfolgt, entfallen die typisch langen Postlaufzeiten, und Rechnungen erreichen deine Kunden in kürzerer Zeit.

3. Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen können Rechnungen schneller bearbeitet und Zahlungen pünktlicher geleistet werden. Dies führt zu einem verbesserten Cashflow für die als Rechnungssteller.

4. Einsparpotenziale im Rechnungsversand: Der Einsatz von E-Rechnungen ermöglicht es deinem Unternehmen, die doch recht erheblichen Kosten für Papier und Porto einzusparen. Dies trägt zu einer effizienteren Ressourcennutzung bei.

5. Steigerung der Prozessqualität: Durch die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen werden menschliche Fehler durch deine Mitarbeiter minimiert, was zu einer Steigerung der Prozessqualität führt. Die Einhaltung von Standards und Richtlinien wird erleichtert.

6. Flexibles Arbeiten: Mit E-Rechnungen ist es deinem Unternehmen als Rechnungssteller möglich von überall ausgehend zu arbeiten, da der gesamte Prozess digitalisiert ist. Dies ermöglicht eine ortsunabhängige Rechnungsstellung und erhöht die Flexibilität für dich und deine Mitarbeiter, die beispielsweise bevorzugen im Homeoffice zu arbeiten.

Vorteile für dein Unternehmen und deine Kunden als Empfänger:

1. Optimierung der Rechnungsverarbeitung: E-Rechnungen erleichtern die Rechnungsverarbeitung durch schnelles Einlesen der Rechnungsdaten erheblich. Dies spart Zeit und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand für deine Mitarbeiter oder deine Kunden erheblich.

2. Steigerung der Datenqualität: Durch die automatisierte und korrekte Verarbeitung der Daten von E-Rechnungen wird die Qualität verbessert, unter anderem da typisch menschliche Fehler minimiert werden. Dies führt zu weniger Irrtümern und einer höheren Genauigkeit der eingelesenen und verarbeiteten Informationen.

3. Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung: Die Automatisierung und Optimierung des Rechnungsprozesses durch E-Rechnungen ermöglicht es deinem Unternehmen beispielsweise Personalkosten in der Rechnungsverarbeitung einzusparen. Dies trägt zu einer effizienteren Nutzung deiner personellen und finanziellen Mittel bei.

4. Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung: E-Rechnungen können von überall aus empfangen und bearbeitet werden, was eine dezentrale Rechnungsbearbeitung ermöglicht. Dies verbessert die Flexibilität und Agilität deines Unternehmens.

5. Flexibles Arbeiten: Wie für Rechnungssteller gilt auch für Rechnungsempfänger: Die Digitalisierung des Rechnungsprozesses ermöglicht flexibles Arbeiten von jedem beliebigen Ort aus.

Insgesamt bieten E-Rechnungen sowohl für dich als Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger eine Vielzahl von Vorteilen, die zu einer effizienteren, kostengünstigeren und flexibleren Abwicklung des Rechnungsprozesses führen. Durch die Nutzung digitaler Technologien kann dein Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit stärken und sich für die Zukunft rüsten.

Wer ist zur Umstellung verpflichtet?

Zur Umstellung auf E-Rechnungssysteme waren vorerst staatliche Institutionen verpflichtet. Dazu gehörten zuerst die Bundesministerien und Verfassungsorgane (seit 11/18), danach folgten alle anderen öffentlichen Auftraggeber (seit 11/19) und anschließend sämtliche Rechnungssteller an öffentliche Behörden (seit 11/20)

Darüber hinaus wird ab dem 01. Januar 2025 die Nutzung von E-Rechnungen auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein. Diese Initiative, bekannt als "VAT in den Digital Age" (ViDA), wird von der Europäischen Kommission vorangetrieben, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. In Deutschland ist die Einführung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems zwar fest geplant, jedoch gibt es für den Zeitraum bis Ende 2027 einige Übergangsregeln:

• Bis Ende 2026: Papierrechnungen für B2B-Umsätze weiterhin erlaubt; Elektronische Rechnungen dürfen abweichen, erfordern jedoch Zustimmung des Empfängers
• Bis Ende 2027: Unternehmen mit Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR haben verlängerte Übergangsfrist; für Unternehmen über 800.000 EUR sind auch andere elektronische Formate gestattet, jedoch nur per elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) und mit Zustimmung des Empfängers
• Ab Anfang 2028: Neue Anforderungen für E-Rechnungen verpflichtend; Verwendung etablierter Verfahren wie EDI dann nicht mehr möglich

Was bedeutet das für dein Unternehmen?

1. Anpassung der Geschäftsprozesse: Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine Anpassung deiner bestehenden Geschäftsprozesse und die Implementierung neuer Technologien und Systeme, welche diese Einlesen, Erstellen, Verarbeiten und Versenden können.

2. Compliance und Rechtssicherheit: Durch die rechtzeitige Umstellung auf E-Rechnungen stellst du sicher, dass dein Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen des Wachstumschancengesetzes entspricht und mögliche Strafen oder Sanktionen durch den Staat vermieden werden.

3. Kosten und Effizienz: Einerseits ermöglicht die Nutzung von E-Rechnungen Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier, Druckertinte und Porto. Andererseits können E-Rechnungen den gesamten Rechnungsprozess automatisieren und beschleunigen, was zu einer effizienteren Buchhaltung und schnelleren Zahlungen führt.

4. Wettbewerbsfähigkeit: Indem du jetzt auf ein E-Rechnungssystem umstellst, fungierst du mit deinem Unternehmen als Vorbild und bist für die kommende gesetzliche Änderung gewappnet. Dies kann deinem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und dein Image als modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen stärken.

Wie kann sich dein Unternehmen vorbereiten?

1. Analyse deiner aktuellen Prozesse: Beginne damit, deine bestehenden Rechnungsprozesse zu analysieren und identifizieren mögliche Schwachstellen oder ineffiziente Abläufe. Stelle dir die Frage, was du für dein Unternehmen brauchst?

2. Auswahl eines geeigneten Anbieters: Recherchiere nach verschiedenen Anbietern von E-Rechnungs-Lösungen und wähle das für dich passende System aus, das deinen Anforderungen und deinem Budget entspricht.

3. Schulung und Weiterbildung: Biete Schulungen und Weiterbildungen an, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind und diese effektiv nutzen können.

Wie unterstützt cloudworx dein Unternehmen bei der Umstellung?

Die Implementierung eines effizienten Systems zur Verwaltung und Bearbeitung von E-Rechnungen erfordert eine zuverlässige Plattform, die alle relevanten Prozesse nahtlos integriert und automatisiert. Hierbei können die Tools von cloudworx für dein Salesforce-CRM eine entscheidende Rolle spielen, indem sie dein Unternehmen dabei unterstützen, die Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Nachfolgend werden einige Möglichkeiten aufgeführt, wie dir die Berater & Entwickler von cloudworx bei der Umstellung auf E-Rechnungen helfen.

1. Automatisierte Rechnungserstellung:

Das von cloudworx entwickelte Tool cloudworx.compose bietet dir die Möglichkeit, Rechnungen automatisch basierend auf den in deiner Salesforce-CRM gespeicherten Daten zu generieren und Mithilfe des Tools out.bounz zu versenden. Durch die Integration von Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen können Rechnungen direkt aus Salesforce heraus erstellt und an Kunden verschickt werden.

2. E-Rechnungsportal für Kunden:

Durch die Einrichtung eines E-Rechnungsportals in Salesforce können Kunden ihre Rechnungen elektronisch empfangen, überprüfen und genehmigen. Dies erleichtert die Kommunikation mit Kunden und ermöglicht eine schnellere Abwicklung von Zahlungen. Hierfür hat das Team von cloudworx für dein Unternehmen ein weiteres Tool namens millio entwickelt, eine effiziente Online-Banking-Lösung direkt in Salesforce.

3. Automatisierte Rechnungsverarbeitung:

Salesforce kann zudem so konfiguriert werden, dass eingehende E-Rechnungen im Tool in.bounz automatisch erfasst, validiert und in dein Salesforce-CRM importiert werden. Durch das Starten von Workflows in in.bounz können Datensätze in deinem Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen vollautomatisiert aktualisiert werden und Rechnungen an die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen, darunter Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit. Indem du jetzt auf eine E-Rechnungs-Lösung umstellst und die richtigen Maßnahmen ergreifst, kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen für die Zukunft gewappnet ist und von den Vorteilen der Digitalisierung profitiert.

Insgesamt bieten die Tools von cloudworx für dein Salesforce-CRM eine umfassende Plattform zur Digitalisierung und Optimierung von Rechnungsprozessen.

Wenn du erfahren willst, wie diese Tools für dein Salesforce-CRM dir bei der Umstellung helfen kann, dann werden unsere Berater & Entwickler von cloudworx dein Unternehmen bei jedem Schritt begleiten. Interessiert? Dann klicke hier und nimm mit uns Kontakt auf.