Die 10 größten Effizienzkiller in Unternehmensprozessen

Deine Firma wächst konstant und deine Mitarbeiter sind nicht überlastet? Falls ja, dann hast du Glück und gehörst zu den 3% deutscher Unternehmen, die ihr Marktpotenzial bereits ideal ausschöpfen. Falls nein, lies weiter!

Die repetitiven und manuellen Kleinigkeiten, die zu jedem Prozess gehören sind versteckte Zeitfresser, ebenso führen zu wenig Standardisierung und Automation zu Effizienzeinbußen - und haben negative Auswirkungen auf die Wertschöpfungskette. Wir haben die 10 größten Effizienzkiller für dich gelistet und haben darauf eine einzige Antwort: Salesforce. Mit wie vielen Effizienzkillern kannst du dich identifizieren?

#1. Manuelle Leaderfassung

80 Leads haben deine Anzeigen gesehen und haben dich kontaktiert. Super! Was nun? Alle diese Leads müssen in einer Excel-Tabelle eingetragen und an deine Sales-Kollegin weitergeleitet werden. Diese muss sich aber ein bisschen gedulden…

Es geht einfacher. Mit individualisierten Landingpages und integrierten Webformularen landen diese 80 Leads direkt in Salesforce. Niemand in der Firma muss irgendwas tippen. Deine Kollegin hat sie direkt vor den Augen ohne warten zu müssen.

#2. Fehlende Prozessabdeckung

Vielleicht nutzt du schon ein CRM-System und die Sales-Abteilung ist sehr damit zufrieden. Aber was nutzt die Buchhaltung? Ein anderes System? Oder gar keins? Diese operativen Prozesse sind genauso wichtig, aber sind nur spärlich abgedeckt.

Nicht mit Salesforce. Wir sorgen dafür, dass so viele Abteilungen wie möglich in nur einem System effizient arbeiten. Das führt zu einem nahtlosen Geschäftsprozess.

#3. Schlechtes Aufgabenmanagement

Du bist dabei, mehrere Prozesse zu bearbeiten. Ein Anruf kommt rein. Du übergibst ein paar Sachen an deinen Kollegen. Später kehrst du zurück zu deinen Prozessen. “Wo war ich nochmal? Was muss ich jetzt noch tun? Was wurde schon erledigt?” Das kommt dir sicher bekannt vor. Ist auch ganz natürlich. Du hast viel zu tun und es gibt immer wieder etwas, was dazwischen kommt. Aber ohne konkretes und klares Aufgabenmanagement bleibt der Prozess hängen und niemand fühlt sich verantwortlich.

Mit Salesforce gibt es zwei Möglichkeiten, deine Aufgaben zu organisieren: mit Listen oder mit konkreten Aufgaben. Die offenen Aufgaben und der Verantwortliche sind klar dargestellt. Und Automationen können integriert werden. Jeder weiß genau, was er zu erledigen hat und wer dafür verantwortlich ist.

#4. Manuelle Dokumentenerzeugung

Du bist bereit, das Angebot an deinen Kunden zu verschicken. Du hast schon die leeren Bereiche ausgefüllt und dann merkst du, dass irgendetwas mit der Formatierung nicht geklappt hat. Jetzt musst du es ändern und erneut ein PDF erstellen.

Und wenn du keine Zeit damit verlieren und nur auf einem Button in deiner Salesforce-Oberfläche klicken müsstest? Oder sogar auf gar keinen Button, wenn es automatisiert erstellt werden soll? Vorbei die Frustration!

#5. Manueller E-Mail-Versand

Du hast bestimmt E-Mail-Vorlagen irgendwo gespeichert oder du schaust in deine Versandhistorie und machst copy und paste. Klar, musst du nicht wieder von null anfangen, aber dieser ewige Klick-Weg ist super nervig und du wirst nicht einmal schnell fündig.Hier ist es auch möglich, diese Standard-E-Mails per (nur ein!) Klick vollautomatisiert in Salesforce zu erstellen und zu versenden. So einfach kann es gehen.

#6. Fehlende Postfachanbindung

Dein Kollege hat dich als CC in einer E-Mail an einen Kunden gesetzt – aber der Kunde hat leider vergessen, dich ins CC seiner Antwort zu setzen. Du hast keine Ahnung, wie der Stand jetzt ist. Und dein Kollege ist gerade im Urlaub am Machu Picchu. Du musst jetzt deinen Kunden nerven. Nicht nur bist du weniger effizient, noch dazu wirkt es unprofessionell.

Mit Salesforce und unserer Lösung kannst du immer eingehende E-Mails oder sogar SMS dokumentieren. Jeder kennt den aktuellen Stand. Auch dein Kollege in Peru.

#7. Fehlende Zahlungsintegration

Hat der Kunde bezahlt? Keiner hat hier etwas dokumentiert und du weißt nicht, ob es Zeit ist, diesem Kunden eine Mahnung zu senden. Oder noch schlimmer – du weißt nicht, ob du jetzt seine Sendung beauftragen kannst. Resultat: du bleibst im Prozess hängen.

Zahlungseingänge können auch mit Salesforce dokumentiert werden. Und dem richtigen Vorgängen zugeordnet werden. Alle profitieren!

#8. Fehlende Automation

Du nutzt schon seit ein paar Monaten Salesforce erfolgreich in deiner Firma? Die Datenstruktur passt und die Benutzer sind richtig konfiguriert. Cool, 80% deiner Optimierungsarbeit ist erledigt. Und der anderen 20%?

Automation: warum Sachen manuell machen, wenn sie von Salesforce automatisiert werden können? Klingt sinnvoll, oder?

#9. Automation der falschen Dinge

Automation ist gut. Aber nicht, wenn die falschen Dinge automatisiert sind. Das System bleibt hängen oder es passieren unerwünschte Dinge. Du hast keine KI-Programme für das Screening der Bewerber, aber das System soll nach bestimmten Kriterien entscheiden, welche Kandidaten für die offene Stelle geeignet sind? Das kann nicht klappen… Wichtig ist den Unterschied zwischen „komplex“ und „kompliziert“. Komplizierte Aufgaben haben immer das gleiche Ergebnis. Bei komplexen Aufgaben ist das Ergebnis abhängig von anderen Faktoren. Diese brauchen ein menschliches Gehirn. Nur die komplizierten Aufgaben sollen in Salesforce automatisiert werden.

#10. Schlechte Usability

Du hast alles, was du in deinem System brauchst. Top. Aber du hast eigentlich noch mehr. Viel zu viele Buttons und leere, unnötigen Felder. Das Ticken vom Mausklick ist nervig und es dauert ewig, bis du runter scrollst und das findest, was du eigentlich brauchst.

Wir empfehlen, nur das Minimum der der Oberfläche einzublenden, das du brauchst. Überlege immer, wie viele Klicks für eine Aufgabe notwendig sein sollten. Man muss auf eine gute Usability achten, da man so weitere 50% Effizienzverbesserung schaffen kann.

Hast du gezählt, wie viele Punkte dir bekannt vorkommen? Salesforce ist ein gutes Tool für deine Effizienz, aber es gibt ein paar Sachen, worauf du achten musst, um es richtig umzusetzen. Auch wenn du das geschafft hast, kannst du die Funktionalität von Salesforce erweitern und deine Prozesse weiter optimieren. Buche jetzt deinen kostenlosen Workshop, um zu wissen, wie wir als Salesforce Consulting-Partner deine Effizienzkiller killen können!

Die Autorin

Sarah Griggs

Consulting Developer

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Als gebürtige Britin ist Sarah in Frankreich aufgewachsen und nun in München gelandet. Nach Ihrem Master-Studium in Business Management in Paris hat sie zunächst zwei Jahre als Projektmanagerin gearbeitet und setzt ihr Wissen und ihre Erfahrung nun bei unseren Kunden ein. Ihre Freizeit verbringt Sarah am liebsten mit Sport, HipHop-Tanz und Musikkonzerten.