Tipps für eine saubere Salesforce-Instanz

“Ups… ich weiß nicht mehr, wofür dieses Feld ist!” “Wieso muss ich immer die gleichen Daten an unterschiedlichen Stellen ausfüllen?” “Wo finde ich diese Information nochmal?” Wenn du dir diese Fragen stellst, lies unbedingt weiter.

Die Datenstruktur ist die Basis von einem guten und personalisierten Salesforce CRM-System. Die Implementierung soll nach einem überlegten Plan erfolgen - und nicht blind umgesetzt werden. Wir haben hier eine Zusammenfassung für eine Datenstruktur, in der man erfolgreich und effizient arbeiten kann.

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#1. Beziehungen zwischen den Objekten

Du weißt, dass du ein paar Standard-Objekte und ein paar Custom-Objekte brauchst. Aber wie sollen sie alle genau zusammenpassen? Wie beim Lego-Haus-Bauen, kannst du nicht einfach alle Blöcke zusammenstecken und hoffen, dass es am Ende passt. Sie müssen alle perfekt miteinander verknüpft sein, sodass ein robustes Bauwerk entsteht.

Genauso ist es mit Salesforce. Mit welchem Objekt muss das Rechnung-Objekt verknüpft werden? Macht es Sinn, es sogar vielleicht mit mehreren Objekten zu verknüpfen? Soll es für jeden Mitarbeiter sichtbar sein oder eher nicht? Alle diese Punkte müssen kritisch beleuchtet werden, da es mehrere Arten von Verknüpfungen und Regeln gibt, die man nicht einfach ignorieren kann. Und das am besten am Anfang. Bei nachträglichen Anpassungen können die Daten verloren gehen. Das kostet Zeit und Geld.

Wir als Salesforce-Beratungspartner diskutieren mit dir über deine Prozesse und übersetzen gleichzeitig auf Salesforce-Sprache: Welche Art der Abbildung wäre für deine Firma am besten? Wir gehen immer in kleinen Iterationen vor, um schnell und einfach die Prozesse anzupassen und verfeinern zu können. Eine Erweiterung ist erst möglich, wenn das Haus stabil ist und nicht zusammenbrechen kann.

#2. Benennung

Zunächst ist es gut zu wissen, dass es immer zwei Benennungen in Salesforce gibt: der Name auf der Übersicht und der technische Name, der für Automatismen referenziert ist. Zuerst konzentrieren wir uns auf die Übersicht.

Die Namen auf Ebene der Übersicht sollten klar und konsistent - aus reinen Usability-Gründen - gestaltet sein. Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Auf einem Objekt sind zwei Felder, die gleich benannt sind: „Nummer“. Aber das eine Feld ist die Rechnungsnummer und das andere die Kundennummer. Wie sollen die Mitarbeiter jetzt wissen, wo die richtigen Informationen gespeichert werden sollen? Das verfälscht das Reporting, die automatisierte Dokumenten-Erstellung, die Datenmigration… und noch vieles mehr.

Zweites Beispiel: Es sorgt für reichlich Konfusion, wenn die gleichen Informationen immer wieder an anderen Stellen unterschiedlich benannt werden (Rechnungsnummer, Rechnungs-ID, Rechnungs-Referenz…), aber eigentlich die gleiche Information benötigt wird. Die Mitarbeiter wissen nicht, was gemeint ist, und das Risiko, dass sie die falschen Daten eingeben, ist höher.

Jetzt zu den technischen Namen. Hier ist auch besonders wichtig, konsistent zu sein, weil im Code diese Namen referenziert werden. Wenn man einmal den Namen auf Englisch und einmal auf Deutsch schreibt, verliert man viel Zeit damit, es anschließend im System herauszufinden. Gleiches gilt, wenn der technische Name komplett von der Übersichts-Benennung abweicht. Am besten legt man gleich am Anfang das Wording fest, denn um diese Namen zu ändern, müssen alle Referenzen im Code und in anderen Feldern geändert werden…

#3. Wiederholungen

Salesforce ist ein effizientes System. Aber nicht, wenn man ein Ineffizientes draus macht. Deswegen empfehlen wir, sich nur minimal in Objektnamen zu wiederholen. Gehen wir zurück zu unserem Rechnungs-Beispiel. Die Rechnung, verknüpft und zugeordnet zu dem Opportunity-Objekt, listet die ganzen verkauften Produkte. Ist das wirklich relevant? Wir meinen eher nicht. Vor allem, weil Felder auf anderen Objekten auch in der Dokumenterstellung berücksichtigt werden können.

Wenn du ein paar wichtige Informationen doch brauchst, kannst du, anstatt alles wieder zu tippen und auszufüllen, Formelfelder und Rollup-Zusammenfassungsfelder nutzen. Das garantiert auch die Genauigkeit der Daten. Mit dieser Art von Feldern kannst du Werte von Auswahllisten oder sogar Bilder nach definierten Kriterien visualisieren. Sie werden automatisch „berechnet“, wenn ein Datensatz erstellt und geändert wird. Das klingt viel praktischer, oder?

#4. Übersicht

Musst du an leeren, unbenutzten Feldern ewig vorbei scrollen? Hast du Buttons in deiner Übersicht und keine Ahnung wozu sie da sind? Dann einfach raus damit! Alles, was man nicht nutzt, d.h. Felder, Buttons, Links sollten von der Übersicht entfernt werden. Und bei langen Datensätze empfehlen wir, Abschnitte einzufügen, um die Daten zu sortieren.

Damit hast du einen sauberen Datensatz, auf dem du sofort siehst, was du brauchst – und was du noch eingeben musst!

#5. Saubere Daten

Datenmigration ist ein wichtiger Teil der Umsetzung. Es ist offensichtlich, dass du alle deine aktuellen Kunden und Vorgänge – auch deine Historie - in deinem Salesforce-System haben willst. Aber bevor du deine ganzen Daten in Salesforce importierst, bitte vor dem Import alles aufräumen. Deine Migration sollte alle Informationen enthalten, die du brauchst.

Und dazu ein paar Sachen, worauf du achten musst: Werte von Auswahllisten sollten genau die sein, die im System sind; Währungsfelder sollten die gleiche Form haben… sonst kann es leicht passieren, dass du deine Tagesplanung ändern musst, um wieder Klarheit in die Daten zu bringen.

Wenn du aufgepasst hast, sind jetzt deine Daten erfolgreich und ordnungsgemäß importiert. Wie kannst du die Daten in deiner Org aber auch weiterhin sauber halten?Durch Duplikate-Management: die Vermeidung von doppelten Datensätzen. Regeln, die das Anlegen von doppelten Datensätze verhindern, können festgelegt werden. Dazu gibt es die Möglichkeit, ein Tool in der Übersicht einzublenden, das mögliche Duplikate anzeigt, oder du kannst Berichte anlegen, in denen du einen Überblick über alle potenziellen Duplikate bekommst. Natürlich kannst du von dort die doppelten Datensätze zusammenführen.

Immer die wichtigsten Informationen haben: Soll ein Feld immer ausgefüllt werden? Kein Problem, der Datensatz wird nicht gespeichert, wenn die Information nicht angegeben ist. Du willst, dass der potenzielle Verkaufswert ausgefüllt wird, wenn der Status vom Lead auf „In Kontakt“ springt? Kein Problem! Mit Validierungsregeln ist das alles möglich. Du entscheidest, was für dich wichtig ist und legst deine eigenen Kriterien fest.