Die 9 zeitraubendsten Tätigkeiten im Venture Capital

Wie kommt ein Unternehmen zu nachhaltigem Erfolg? Eine Frage mit unzähligen Antworten, da der Weg zum Erfolg doch stark von Markt, Menschen und Möglichkeiten abhängt - und damit höchst individuell verläuft. Was wir dennoch immer wieder von Gründern und Venture Capital Gebern hören, ist der Ruf nach mehr „Effizienz“ und „Skalierbarkeit“. Selbst wenn „digitale“ Tools schon in Hülle und Fülle genutzt werden, gibt es noch zu viele zeitfressende Tätigkeiten, zu viele manuelle Prozesse, die schon längst automatisiert ablaufen könnten. Das ist besonders dann ein Thema, wenn das eigene Umsatzwachstum von personellem Zuwachs entkoppelt werden soll. Das gilt für jedes Startup - logisch. Aber gilt das auch für deren Investoren? Auf jeden Fall! Denn unsere tägliche Arbeit bei cloudworx zeigt uns auch hier ein enormes Potential für mehr Effizienz und Skalierbarkeit - nutzbar durch die Digitalisierung mit Salesforce.

Wir zeigen euch daher die 9 zeitraubendsten Prozesse im Venture-Capital-Alltag - und wie ihr diese mit Salesforce skaliert.

#1. Dealflow - Schickt euren Excel-Dealfunnel in Rente!

In Salesforce könnt ihr euren individuellen Investment-Prozess abbilden. Ihr trackt so (potentielle) Deals, Verantwortlichkeiten, Unterlagen, Kategorisierungen und Stati an einer zentralen Stelle. Warum? Weil Ihr dadurch nie wieder den Überblick über euren Funnel verliert, keine Zeit für manuelle Updates verschwendet und in Echtzeit auch ohne den Kollegen zu fragen up-to-date seid. Das schönste daran: Im wöchentlichen Dealflow-Meeting habt ihr Zugriff auf visualisierte Daten, auf Dashboards, die ihr mit einem Klick aufruft. Ohne Vorbereitung. Und in Echtzeit. Selbst bei Änderungen im Meeting.

#2. Fundraising - Investiert eure Energie in den nächsten Pitch, nicht in dessen Verwaltung!

Hin und wieder ist es notwendig, dass selbst der Geldgeber nach Investoren sucht. Wie auch bei der Kapitalsuche durch Startups, beeinflussen im Fundraising von Venture-Capital-Gebern zwei Komponenten entscheidend den Erfolg: Transparenz und Effizienz. Transparenz entsteht durch die Abbildung eures Fundraising-Prozesses in Salesforce. Ihr wisst exakt mit wem ihr was zu welchen Konditionen besprochen habt und wie der potentielle Investor zu euch steht. Effizienz entsteht durch klares Aufgabenmanagement, Teamarbeit und die Übersicht darüber, was exakt als nächster Schritt zu tun ist.

#3. Reporting - Erstellt präzisere Berichte in weniger Zeit!

Als Gründer durften wir selbst erfahren, was monatliches Reporting an Aufwand (und Leid) bedeutet: nämlich tagelange manuelle Arbeit, um Daten auf den aktuellen Stand zu bringen, zu aggregieren, KPIs daraus abzuleiten. Am Ende waren die Reportings fast unbrauchbar, weil nicht aktuell. Noch schlimmer: Der ganze Aufwand hielt uns auch noch von unserer eigentlichen operativen Arbeit ab. Geldgebern geht es hier nicht anders. Heterogene Reportings müssen als Grundlage für interne Entscheidungen oder Fondsinvestoren-Reportings mühsam manuell aufbereitet werden. Das kostet Ressourcen und - wie auch den Gründer - Zeit und Präzision. Der Einsatz von Salesforce hilft, diese Prozesse drastisch zu vereinfachen. Und zu vereinheitlichen. Liegen Daten in sauberer Struktur vor, können Reportings automatisiert erzeugt werden. Startups erhalten in Sekunden Einblick in die eigene Performance und können Analysen in alltägliche Managemententscheidungen einfließen lassen. Daten können automatisiert an den Kapitalgeber übermittelt werden und dort für eigene Zwecke oder eine eventuelle Weitergabe aggregiert und aufbereitet werden. In Echtzeit. Mit minimalem Aufwand.

#4. Dealsharing - Steuert auch eure Co-Investments aus einem System heraus!

Ihr habt andere Investoren, mit denen ihr gerne co-investiert? Aber keinen klaren Prozess, wie ihr gemeinsame Investments strukturiert anbahnt? Der Einsatz von Salesforce kann helfen: Gebt Deals für eure Partner frei, holt die Zustimmung der Startups, teilt Informationen, trackt das Interesse und bahnt konkrete Co-Investments an. Mit automatisch versendeten Benachrichtigungen, einem Partnerportal zur Vorstellung von Deals und mit einem Klick erstellten NDAs.

#5. Kontaktanbahnung - Findet jederzeit die passenden Kontakte für eure Startups!

Kein High-Potential-Startup sucht nach dummem Geld. Die meisten VCs investieren Smart-Money und haben neben dem finanziellen Investment das Ziel, Startups mit gezielten Kontaktanbahnungen in Konzern, Portfolio oder sonstiges Netzwerk zu unterstützen. Trifft auch auf Euch zu? Alles andere würde mich wundern. Das Problem dabei leider: Kontaktanbahnungen geschehen oftmals affektiv, aus zufälligen Situationen heraus. Die strukturierte Vermittlung von Kontakten mit Hilfe eines klar definierten Prozesses in Salesforce kann die Effizienz solcher Maßnahmen enorm erhöhen. Findet die situativ richtigen Kontakte für eure Portfoliounternehmen mit wenigen Klicks. Oder lasst eure Startups über ein Portal selbst auswählen, mit wem sie sprechen möchten. Anbahnungsmails versendet ihr automatisiert. Mit zero Aufwand.

#6. Recruiting - Macht euch fit für die Jagd auf High Potentials!

Mit einem Klick ein Buch bestellt - und nur zwei Stunden später ist es da. Die Amazon-Mentalität hat sich durchgesetzt. Niemand möchte mehr auf irgendetwas warten, die wenigsten können es. Das gilt auch im Recruiting. Denn welcher gute Kandidat wartet zwei Wochen auf die erste Rückmeldung, das Telefonat zum Kennenlernen oder die Einladung zum persönlichen Gespräch? Bis dahin ist er oder sie längst weg vom Bewerbermarkt. „Time to hire“ lautet das Zauberwort - und die kann enorm verkürzt werden, wenn der Recruitingprozess sitzt. Beispielsweise durch (teil-)automatisierte Kommunikation und Bewerberformulare, die Daten direkt in Salesforce speichern. Durch angelegte Talentpools können High Potentials schnell wiedergefunden und angesprochen werden.

#7. Interaktion - Setzt der E-Mail-Bewerbungsflut ein Ende!

Jeden Tag erreicht euch eine endlose Flut von Startup-Bewerbungen. Wäre es da nicht schön, wenn diese zur weiteren Bearbeitung automatisch in eurem Dealfunnel landen würden? Heißt: Startups bewerben sich per Webformular, erhalten direktes Feedback und können per Portal zu jeder Zeit den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen. Und weiter: Eure Co-Investoren erhalten über ein Portal Zugriff auf potentielle Investments, eure Fondsinvestoren können per Weboberfläche automatisierte Reportings einsehen. Salesforce macht’s möglich. Individuell gestaltete, interaktive Oberflächen ermöglichen den nahtlosen Informationsaustausch im Kontext eurer Webseite, aus bestehender E-Mail-Kommunikation heraus oder über eigens dafür eingerichtete Loginbereiche. Mit direkter Anbindung an eure Salesforceinstanz. Das spart Zeit und verbessert die Experience eurer potentiellen Deals, eurer Kooperationspartner und eurer Fonds-Investoren.

#8. E-Mails - Setzt der E-Mail-Bewerbungsflut ein Ende!

Jeden Tag die gleiche Leier? Bitte nicht! Ob das Feedback zur Startup-Bewerbung, die Absage bei Mismatch des Investmentfokus oder das Intro zum potentiellen Kooperationspartner: sich täglich wiederholende Korrespondenz immer neu zu verfassen ist nicht nur unglaublich zeitraubend. Es führt auch zu Frust, denn unser Kopf strebt nach sinnvoller Tätigkeit. Wichtig zudem in diesem Kontext: die saubere Dokumentation ausgehender Korrespondenz. Fehlt diese, kostet das euer Team wertvolle Zeit bei der Einarbeitung in zu bearbeitende Deals. Unser Tipp: Vermeidet unnötige manuelle Aufwände durch sinnvolle Automation und intelligente Standards. In Salesforce hinterlegte Templates ersparen das immer und immer wieder manuelle Verfassen derselben E-Mails. Der Versand erfolgt per Klick - oder vollautomatisiert. Und wird direkt in Salesforce dokumentiert.

#9. Dokumente - Nie wieder Vorlagen anpassen, formatieren, konvertieren!

Der branchenübergreifende Zeitfresser #1, die manuelle Erzeugung von Dokumenten, macht auch nicht vor der Investmentbranche halt. Die manuelle Erzeugung von NDAs, Präsentationen und Term-Sheets kostet vor allem eins: Zeit. Durch Eingabefehler, den Kampf gegen die Formatierung, die Konvertierung ins richtige Endformat. Salesforce ermöglicht eurem Team die voll- oder teilautomatisierte Erzeugung von Dokumenten. Was bisher Stunden benötigt, wird vom System per Klick oder völlig selbständig innerhalb weniger Sekunden erledigt. Auf Wunsch bis hin zum frei konfigurierbaren Beteiligungsvertrag.

Der Autor

Timo Müller

Gründer und Geschäftsführer von cloudworx

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Mit Timo Müller steckt hinter cloudworx ein Unternehmer aus Leidenschaft. Schon immer schlagen zwei Herzen in seiner Brust – eines für die Technik, eines fürs Geschäft. Nach einigen Gründungen, Herausforderungen, Rückschlägen und Erfolgen hat sich eines immer stärker manifestiert: die Liebe zur, das Talent für und die Freude an der Optimierung von Arbeitsabläufen.