cloudworx.compose
Was ist cloudworx.compose?
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cloudworx.compose ist Teil der cloudworx.components. Das sind von uns entwickelte Tools für Salesforce, die Funktionen bieten, die am Markt fehlen oder einfach nicht gut genug sind.
Über cloudworx.compose lassen sich mit einem Klick Dokumente erstellen, die mit Daten aus Salesforce angereichert werden.
Statt eine halbe Stunde oder länger damit zu verbringen ein Angebot zu schreiben, die Daten zusammenzusuchen und die Formatierung anzupassen, dauert es mit cloudworx.compose ein paar Sekunden, um ein Dokument zu erstellen. Außerdem werden alle Daten so im Dokument angezeigt, wie sie im System stehen. Man läuft also nicht Gefahr, Eingabefehler zu machen - was bei einem Angebot natürlich fatal sein kann. Mit cloudworx.compose lassen sich dynamisch Bilder und Logos einbetten und natürlich noch Vieles mehr.
Wir zeigen euch, wie aus einer Vorlage in Microsoft Word ein Pdf-Dokument erstellt werden kann. Es können aber auch Excel-Tabellen, XML-Dateien und viele andere Formate erstellt werden.
Nehmen wir als Ausgangsdatei ein ganz normales Word-Dokument, wie man es kennt. Es soll ein Deckblatt werden. Die tatsächlichen Angebotspositionen werden in einer separaten Vorlage aufgelistet. Bei der Erstellung der pdf-Datei werden diese verschiedenen Vorlagen dann zu einem Dokument zusammengefasst. Der Vorteil hier ist ganz klar: Hat man das selbe Deckblatt für verschiedene Dokumenttypen, dann muss man nicht in jedem Dokument das Deckblatt anpassen, wenn sich etwas ändert, sondern nur diese eine Datei.
Vorlagen können, wie bei ganz normalen Word-Dokumenten auch, mit Texten und Grafiken befüllt werden. Zusätzlich kann man sogenannte Mergefelder einfügen. Diese werden genutzt, um die Daten aus Salesforce dynamisch in der Datei einzufügen.
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Beispiele für Mergefelder sind hier z.B.
- Normale Textfelder – wie der Name des Konzepts
- Datumsfelder, wie hier das Erstelldatum des Konzepts (Concept_c.Date_c)
- Bilder, die in Salesforce oder auf einem externen Server hinterlegt sind.
Schauen wir uns jetzt die Vorlage für die einzelnen Konzeptpositionen an. Wenn es z.B. eine Tabelle mit dem Namen „conceptTickets“ gibt, in der alle Positionen angezeigt werden, die es in dem aktuellen Concept gibt, fügt cloudworx.compose automatisch alle in Salesforce vorhandenen Positionen nacheinander ein. Die Vorlage hier liegt im System und muss nicht mehr angefasst werden, wenn sie einmal aufgesetzt wurde.
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Zusätzlich zu den Mergefeldern kann man auch Bedingungen einfügen. Z.B. kann man vorgeben, dass, wenn der Kontakt eine Frau ist, die Anrede anders ist, als wenn der Kontakt ein Mann ist. Der Phantasie sind hier wenig Grenzen gesetzt.
In Salesforce sieht unsere Datenstruktur so aus, dass wir ein Konzept haben, unter dem mehrere Tickets (Das sind die Angebotspositionen) liegen. Außerdem ist der Kontakt, an den das Dokument geht, hier verlinkt. Übrigens werden alle Vorlagen automatisch nach der Sprache des Kontakts ausgewählt. Es gibt deutsche und englische Vorlagen, und je nachdem welche Sprache der Kontakt spricht, werden nur diese Vorlagen bei der Erstellung des Dokuments verwendet. Ganz automatisch, ohne, dass man sie extra noch auswählen müsste.
Zusätzlich zum Deckblatt und den Angebotspositionen, die in jedes Deckblatt gehören, können wir über diese Liste Zusatzinformationen an das pdf anhängen.
Bevor ich nun das Dokument erstelle, gehe ich kurz darauf ein, was für Daten im Ticket abgebildet sind, die dann auch im pdf-Dokument landen: Im Ticket gibt es natürlich den Ticket Namen, das Topic, also die Gruppierung zu der das Ticket gehört, und die für das Ticket veranschlagte Zeit.
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Im Konzept erstellen wir nun über den Create-Button das pdf-Dokument. Das fertige Dokument erscheint dann im File-Bereich. Was jetzt passiert, ist, dass alle Daten aus Salesforce gesammelt und in der Word-Datei eingefügt werden. Anschließend wird die Datei ins pdf-Format umgewandelt und in Salesforce gespeichert.
Und schon ist es fertig.
Das pdf-Dokument ist nun erstellt worden. Schauen wir es uns an.
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Hier wurde das Deckblatt eingefügt und mit meinen Daten befüllt. Die zusätzlichen Informationen (über die cloudworx.components) sind auch angehängt worden. Außerdem sind die Mergefelder mit den Daten aus Salesforce ausgefüllt worden.
Hier werden nun die Daten des Empfängers angezeigt und die hier die Informationen zu den einzelnen Positionen.
So lässt sich innerhalb von nur ein paar Sekunden ein ansprechendes Dokument erstellen, das alle Daten die man braucht beinhaltet.
Jetzt muss das Dokument nur noch an den Kunden verschickt werden. Auch dafür gibt es mit cloudworx.send eine von uns entwickelte Lösung, die dem Nutzer sehr viel Arbeit abnimmt.
Dazu aber mehr in einem anderen Beitrag.
Für mehr Informationen zu uns und zu den cloudworx.components kannst du uns natürlich auch anrufen oder eine E-Mail schreiben.
Der Autor
Daniel Ebel
Consulting Developer
Als Mitarbeiter der ersten Stunde kennt Daniel die Prozesse unserer Kunden wie seine Westentasche und freut sich, vermeintlich komplexe Tätigkeiten zu vereinfachen. Studiert hat der gebürtige Pfälzer Diplom-Anglistik (mit wirtschaftswissenschaftlicher Qualifikation) in Mannheim, bevor es ihn nach München verschlug. Somit ist er ein klassischer Quereinsteiger, weswegen er sich nicht nur super mit Softwareentwicklung und Businessprozessen auskennt, sondern auch mit allem, was die Geisteswissenschaft so zu bieten hat. In seiner Freizeit unternimmt Daniel am liebsten etwas mit der Freundin und seinen zwei Söhnen, Emil und Jona, oder engagiert sich im Verein.
Die Autorin
Tabatha Portejoie
Social Media und HR
Neben ihrem Studium der Philosophie ist Tabatha verantwortlich für die Bereiche HR, Social Media Marketing und der Betreuung unseres Web-Ratgebers zu Salesforce-Themen. Ihre Leidenschaft gilt privat dem Schreiben, dem Lesen und der Kunst.