Salesforce Migration für KMU im DACH-Raum – strukturiert, sauber und DSGVO-konform
Ihr wollt von eurem bestehenden CRM zu Salesforce wechseln – oder ihr habt Salesforce bereits im Einsatz und wollt eine alte, unstrukturierte Org in eine neue, saubere überführen. In beiden Fällen ist die größte Angst dieselbe: Was passiert mit unseren Daten? Was geht verloren? Wie lange sind wir nicht arbeitsfähig? Bei cloudworx ist Migration kein Nebenthema der Implementierung, sondern eine eigenständige Leistung mit klarer Methodik. Wir sind offizieller Salesforce Partner und unterstützen Unternehmen seit 2018 dabei, Salesforce zu implementieren oder zu optimieren.
Was eine Salesforce Migration umfasst
Eine Migration ist mehr als Daten kopieren. Es geht darum zu entscheiden: Welche Daten werden übertragen, welche werden bereinigt, welche werden aufgegeben? Wie werden bestehende Prozesse ins neue System übersetzt? Und wie stellt man sicher, dass nach der Migration niemand auf Daten zugreift, die unvollständig oder falsch strukturiert sind?
Was eine Migration bei cloudworx umfasst:
- Analyse und Mapping: Welche Daten liegen wo und in welchem Format?
- Bereinigung: Dubletten, veraltete Datensätze, Testdaten – weg bevor sie übertragen werden
- Transformation: Daten aus dem Quellsystem in die Datenstruktur von Salesforce überführen
- Test Migration: Erst in der Sandbox, dann mit Validierung, dann produktiv
- Go-live: Kontrollierter Übergang mit Backup und Rollback-Option
Typische Migrationsprojekte die wir begleiten
CRM-Migration zu Salesforce
Ihr nutzt HubSpot, Pipedrive, Dynamics 365, SugarCRM oder eine eigene Excel/Access-Lösung und wollt zu Salesforce wechseln. Wir analysieren euer Quellsystem, definieren ein Mapping auf die Salesforce-Datenstruktur und begleiten die vollständige Datenübertragung inklusive Validierung. Bei einem CRM-Wechsel bedeutet das bei uns mehr als nur Datentransfer: Wir bauen parallel das Zielsystem auf – definieren die Salesforce-Architektur, konfigurieren Objekte, Felder und Prozesse, und migrieren erst dann die Daten. Migration und Salesforce Beratung aus einer Hand, ohne dass ihr zwei verschiedene Dienstleister koordinieren müsst.
Salesforce Org-zu-Org-Migration
Ihr habt eine bestehende Salesforce-Org, die über Jahre unkontrolliert gewachsen ist und wollt auf einem sauberen Stand neu aufsetzen. Oder: Zwei Unternehmen fusionieren und zwei Salesforce-Orgs müssen zusammengeführt werden.
Teilmigration
Nicht alles muss übertragen werden. Manchmal macht es Sinn, nur bestimmte Objekte zu migrieren – Accounts und Contacts ja, historische Aktivitäten von 2015 nein. Wir helfen euch zu entscheiden, was wirklich übertragen werden soll.
Was bei Salesforce-Migrationen schiefläuft
Datenmüll wird übertragen
Wer nicht vorher bereinigt, überträgt Dubletten, Testdatensätze und veraltete Kontakte eins zu eins ins neue System. Salesforce ist dann genauso unstrukturiert wie das Quellsystem – nur teurer.
Falsches Feld-Mapping
Felder aus dem Quellsystem werden irgendwie in Salesforce-Felder gepackt, ohne zu überlegen, ob das semantisch sinnvoll ist. Daten sind da, aber nicht nutzbar.
Kein Testlauf
Direkte Migration in die Produktiv-Org ohne vorherigen Test in der Sandbox. Fehler werden erst entdeckt, wenn das System live ist.
Kein Rollback-Plan
Was passiert, wenn die Migration fehlschlägt? Ohne Backup und Rollback-Strategie ist das Risiko zu hoch.
Die eigentliche Arbeit beginnt nicht nach der Migration – sondern davor. Wer erst Daten überträgt und dann das Zielsystem konfiguriert, macht es falsch herum. Prozesse und Architektur im neuen System müssen definiert sein, bevor ein einziger Datensatz bewegt wird.
Unser Ansatz - warum wir es anders machen
Migrations-Projekte haben einen schlechten Ruf – meistens zu Recht. Sie dauern länger als geplant, kosten mehr als vereinbart, und am Ende stehen Daten im neuen System, die genauso unstrukturiert sind wie vorher. Hier ist was wir anders machen:
Erst das Zielsystem, dann die Daten
Viele Anbieter machen es so: Salesforce-Org aufsetzen, Daten importieren, danach Prozesse konfigurieren. Das klingt pragmatisch, führt aber regelmäßig dazu, dass Daten in Strukturen landen die gar nicht zu den tatsächlichen Prozessen passen und dann nochmal angefasst werden müssen. Bei cloudworx bauen wir zuerst das Zielsystem vollständig auf: Architektur, Objekte, Felder, Automatisierungen. Erst wenn das Zielsystem steht und getestet ist, wandern die Daten. Das dauert etwas länger in der Vorbereitung, aber der Go-live ist sauber.
Bereinigung vor der Migration
Viele Anbieter übertragen zuerst alles und räumen danach auf. Das Problem: Im neuen System sehen Dubletten, Testdatensätze und veraltete Kontakte genauso aus wie echte Daten. Aufräumen im produktiven System ist aufwändig, fehleranfällig und teuer. Wir kehren das um: Bereinigung passiert vor der Migration, mit dir gemeinsam. So kommen nur Daten ins neue System, die dort auch wirklich gebraucht werden.
Consultants = Programmierer
Bei vielen Agenturen macht ein Strategieteam die Analyse und ein technisches Team die Umsetzung. Klingt strukturiert – bedeutet in der Praxis aber: Entscheidungen, die in der Analyse getroffen wurden, müssen erst erklärt werden, bevor jemand sie umsetzt. Dabei geht Kontext verloren, Abwägungen gehen verloren, und am Ende entsteht eine Migration, die technisch korrekt ist, aber nicht das widerspiegelt, was strategisch gewollt war.
Bei cloudworx sind unsere Consultants gleichzeitig die Programmierer, die das System konfigurieren, migrieren und einrichten. Wer die Strategie entwickelt, setzt sie auch um – in Salesforce, mit Apex, Flows und den richtigen Datenstrukturen. Kein Übergabeprotokoll, kein „das haben wir so verstanden“, kein Reibungsverlust zwischen Beratung und Technik.
Migration als Prozesswechsel
Wer nur Daten verschiebt, hat nach der Migration ein neues System, aber dieselben alten Prozesse, nur auf einer anderen Plattform. Die eigentliche Arbeit ist: Wie sollen Abläufe im neuen System aussehen? Welche Automatisierungen macht Salesforce möglich, die vorher nicht gingen? Welche Felder und Objekte braucht es wirklich? Das bearbeiten wir parallel zur Datenmigration, damit ihr nach dem Go-live nicht bei null anfangt, sondern ein System übernehmt, das vom ersten Tag an zu euren Prozessen passt.
Wie Salesforce Migrationen bei cloudworx ablaufen
Bestandsaufnahme
Wir analysieren euer Quellsystem, die Datenstruktur und die Qualität der vorhandenen Daten. Gemeinsam entscheiden wir, was übertragen wird und was nicht. Das initiale Gespräch und die Systemanalyse dauern in der Regel ein bis drei Tage.
Mapping und Bereinigung
Wir erstellen ein Mapping von Quell- auf Zieldatenstruktur und bereinigen vorab, wo nötig. Dubletten, Testdaten und veraltete Datensätze werden vorher – nicht nachher – behandelt. Dieser Schritt dauert je nach Datenqualität eine bis vier Wochen, häufig der zeitintensivste Teil des gesamten Projekts.
Aufbau des Zielsystems
Bevor ein einziger Datensatz bewegt wird, bauen wir das Zielsystem auf: Salesforce-Architektur definieren, Objekte und Felder anlegen, Prozesse konfigurieren, Automatisierungen einrichten. Das Zielsystem ist fertig und getestet – dann erst kommt die Migration. Wenn Salesforce noch nicht konfiguriert ist, kommen hier zwei bis sechs Wochen dazu. Steht das Zielsystem bereits, entfällt dieser Schritt.
Testmigration in die Sandbox
Erster vollständiger Migrationslauf in eine Salesforce-Sandbox. Validierung der Ergebnisse, Anpassung des Mappings. Erst wenn die Testmigration sauber ist, gehen wir produktiv. Die Testmigration selbst dauert zwei bis fünf Tage.
Go-live & Parallelbetrieb
Kontrollierter Go-live mit klarem Zeitfenster und Backup. Danach laufen Alt- und Neusystem für typischerweise 1 bis 3 Monate parallel. Das gibt eurem Team Zeit, sich einzuarbeiten – strukturiertes Salesforce Training beschleunigt das deutlich, damit das neue System vom ersten Tag an wirklich genutzt wird. Außerdem stellt der Parallelbetrieb sicher, dass Fehler oder fehlende Daten auffallen bevor das Quellsystem abgeschaltet wird. Der Go-live ist in ein bis zwei Tagen abgeschlossen. Der Parallelbetrieb läuft je nach eurer Situation ein bis drei Monate.
Validierung & Abschaltung
Stichprobenprüfung der übertragenen Daten, Bereinigung von Restproblemen. Erst nach positiver Validierung und Ende des Parallelbetriebs wird das Quellsystem abgeschaltet. Für die finale Überprüfung und saubere Abschaltung des Altsystems plant ihr ein bis zwei Wochen ein.
Datensicherheit und DSGVO bei der Salesforce Migration
Kundendaten, Kontaktinformationen, Verträge – all das unterliegt der DSGVO. Wir arbeiten bei jeder Migration DSGVO-konform: kein Export sensibler Daten in unkontrollierte Zwischensysteme, klare Protokollierung aller Datenbewegungen, und eine Migration die auch für einen Datenschutzbeauftragten nachvollziehbar ist.
Alle Tools die wir bei der Migration einsetzen, betreiben ihre Server ausschließlich in der EU. Keine Daten verlassen den europäischen Rechtsraum.
Was eine Salesforce Migration kostet
Eine pauschale Aussage zu Kosten ist bei Migrationsprojekten nicht seriös möglich – und jeder Anbieter, der einen Preis nennt, ohne euer System zu kennen, schätzt ins Blaue.
Was den Aufwand bestimmt:
- Anzahl und Qualität der zu migrierenden Datensätze
- Wie viele Objekte und Felder das Quellsystem hat
- Wie viel Bereinigung vor der Migration nötig ist
- Ob das Zielsystem (Salesforce) noch aufgebaut werden muss oder bereits steht
- Ob ihr aus einem oder mehreren Quellsystemen migriert
Was ihr von uns erwarten könnt: Nach einem kostenlosen Erstgespräch und einer Bestandsaufnahme erhaltet ihr eine begründete Aufwandsschätzung – keine Hausnummer, sondern eine konkrete Einschätzung auf Basis eurer tatsächlichen Datensituation.
Für wen ist eine cloudworx Migration geeignet?
Passt gut wenn:
- Ihr von einem bestehenden CRM zu Salesforce wechseln wollt
- Ihr eine veraltete Salesforce-Org sauber neu aufsetzen wollt
- Ihr Wert auf kontrollierten, dokumentierten Datentransfer legt
- Ihr DACH-basiert seid und DSGVO-Compliance wichtig ist
Passt weniger wenn:
- Ihr nur eine kleine Menge an Daten habt und das mit Boardmitteln selbst handhaben könnt (z.B. < 500 Datensätze aus einer einfachen Excel-Liste)
Nächster Schritt: Migration besprechen
Nach einem kostenlosen Erstgespräch (ca. 45 Minuten) und einer Bestandsaufnahme eures Systems erhaltet ihr von uns eine konkrete, begründete Aufwandsschätzung.
Das Erstgespräch ist natürlich kostenlos und dient einfach dazu, Aufwand, Umfang sowie Komplexität abzuschätzen.
Häufige Fragen zur Salesforce Migration
Wie lange dauert eine Migration?
Das hängt stark vom Umfang ab. Eine einfache Migration kann in wenigen Tagen abgeschlossen sein. Komplexere Projekte mit mehreren Objekten, vielen Datensätzen und erforderlicher Bereinigung dauern mehrere Wochen. Den Aufwand schätzen wir nach der Bestandsaufnahme konkret ein.
Können wir während der Migration weiterarbeiten?
Ja – wir planen die Produktiv-Migration so, dass euer Betrieb nicht unterbrochen wird. Typischerweise findet der finale Go-live ausserhalb der Hauptarbeitszeiten statt. Das Quellsystem bleibt bis zur Freigabe verfügbar.
Was passiert mit Daten, die wir nicht migrieren wollen?
Sie bleiben im Quellsystem oder werden auf Wunsch archiviert. Wir beraten euch, welche Daten wirklich gebraucht werden – und welche ihr besser zurücklässt.
Können wir auch aus mehreren Quellsystemen gleichzeitig migrieren?
Ja – das ist häufig der Fall, wenn Daten über verschiedene Tools verteilt sind (z.B. Kontakte in HubSpot, Projekte in einem eigenen Tool, Rechnungen in Excel). Wir klären vorab welche Quellen relevant sind und wie sie zusammengeführt werden.
Wie viel kostet eine Salesforce Migration?
Das lässt sich leider pauschal nicht sagen, weil es ganz auf die Datenmenge, Datenqualität usw. ankommt und auch davon abhängt, ob Prozesse und Architektur im Zielsystem schon stehen. Nach dem Erstgespräch und der Bestandsaufnahme können wir euch eine realistische Einschätzun geben.
Was ist der Unterschied zwischen einer CRM-Migration und einer Org-Migration?
Bei einer CRM-Migration wechselt ihr von einem anderen System, z. B. HubSpot, Pipedrive, Dynamics 365 oder Excel, zu Salesforce. Das Zielsystem muss dabei vollständig neu aufgebaut werden: Datenstruktur, Objekte, Prozesse, Automatisierungen. Bei einer Org-Migration habt ihr Salesforce bereits im Einsatz und überführt eine gewachsene, unstrukturierte Org in eine neue, saubere. Beide Projekttypen haben unterschiedliche Komplexität und Zeitaufwand – welcher auf euch zutrifft, klären wir im Erstgespräch.
Brauchen wir einen zertifizierten Salesforce Partner für die Migration?
Technisch nein, aber in der Praxis ist es der entscheidende Unterschied. Migration und Systemaufbau gehören zusammen. Wer nur Daten überträgt, ohne das Zielsystem sauber zu architektieren, löst das eigentliche Problem nicht. cloudworx ist offizieller Salesforce Registered Consulting Partner.
Haben wir dein Interesse geweckt? Dann komme auf uns zu. Wir nehmen uns gerne Zeit für deine Anfrage!
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