Die 6 interessantesten externen Tools für Salesforce

Salesforce ist eine mächtige Plattform mit einer Vielzahl an nativen Prozessen, die man ohne große Anpassungen nutzen kann. Wem das nicht ausreicht, der kann die Unternehmensprozesse in Salesforce selbst nachbilden.


Was aber, wenn es bereits spezialisierte Tools gibt, die schon genau das können, was du brauchst? Die den kompletten Funktionsumfang des externen Tools in Salesforce nachbauen und du das externe Tool parallel zu Salesforce nutzen kannst?


Eine große Stärke von Salesforce ist, dass du - die nötigen Programmierkenntnisse vorausgesetzt - auf Schnittstellen (APIs) anderer Programme zugreifen kannst, um so den Funktionsumfang dramatisch zu erweitern. So können alle Stammdaten der Kunden, Dienstleister und anderer Stakeholder an einem Ort (Salesforce) gepflegt werden, spezialisierte Prozesse aber können ausgelagert werden.

Hier eine Auswahl an Anbindungen, die cloudworx für Kunden bereits umgesetzt hat:

#1. Das Speichern von Daten in Google Drive und Dropbox


Die großen Cloud-Speicher von Google und Dropbox kennt wohl jeder. Musst du viele Dateien wie Angebote, Rechnungen, Marketingmaterialien oder sonstige Dokumente speichern, wird oft auf den nahezu unbegrenzten Speicherplatz zurückgegriffen.

Salesforce bietet nativ eine Funktion mit dem Namen „Salesforce Files Connect“, über die auf Daten von Google Drive, SharePoint und Box zugegriffen werden kann (Dropbox wird leider nicht unterstützt). Diese Funktion ist einfach aufzusetzen und ist ausreichend, wenn man die gespeicherten Daten nur aufrufen will.

Möchte man aber neue Dateien hochladen oder manipulieren, ist das mit der nativen Lösung derzeit noch nicht möglich. Glücklicherweise stellen sowohl Google Drive als auch Dropbox eine robuste Schnittstelle zur Verfügung, worüber sich auch das realisieren lässt.

#2. Kontoüberwachung und Zuordnung von Zahlungen

Nichts kostet mehr Zeit und ist eintöniger als der Abgleich ein- und ausgegangener Zahlungen in diversen Konten mit entsprechenden Aufträgen in Salesforce.


Hier kann ein Dienstleister wie FinAPI helfen. Über diese Schnittstelle können nahezu alle Banken angesteuert werden und die Transaktionsdaten aus den einzelnen Konten geholt werden. Das Abrufen der Daten erfolgt erfolgt über eine zeitgesteuerte Prozesslogik stündlich, was ein sehr genaues Tracking der Zahlungen zur Folge hat.


Das nächste Problem ist die Zuordnung der Transaktionen zu den Aufträgen. Der von cloudworx entwickelte Prozess nutzt hierfür den Verwendungszweck der Zahlung. Wird bei der Rechnungsstellung als Überweisungsgrund die Rechnungsnummer oder eine andere eindeutig zuordenbare Zeichenfolge gefordert, kann die Zahlung zugewiesen werden. So hat man die totale Kontrolle darüber, welche Aufträge bereits bezahlt wurde und wo man gegebenenfalls noch einmal nachhaken muss.


Und selbst wenn der Verwendungszweck kleine Fehler enthält, weil z.B. anstatt Groß- Kleinbuchstaben verwendet wurden oder eine Null zu einem O interpretiert wurde, können diese Zahlungen dennoch zugewiesen werden. Lassen sich schließlich doch einige Zahlungen nicht automatisch zuordnen, kann man diese über einen Report oder die Listenansicht schnell überblicken und manuell zuordnen.


Die Konten müssen in jedem Fall nicht mehr einzeln geprüft werden.

#3. Postfachüberwachung

Möchte man alle Informationen an einem Ort (sprich: Salesforce) haben, gilt das natürlich im Besonderen für E-Mails, über die in den meisten Fällen ein großer Teil der Kommunikation läuft.

In Salesforce gibt es eine native Funktion, über die man sich E-Mails schicken kann, die an bestimmten Datensätzen gespeichert werden, allerdings muss man hier die Salesforce-ID des Datensatzes in den Betreff schreiben und hat weitere Einschränkungen.

Bei der Lösung von cloudworx werden beliebig viele Postfächer überwacht und der Text mit vordefinierten Feldern in beliebigen Objekten in Salesforce verglichen. Wird irgendwo in der E-Mail zum Beispiel die Rechnungsnummer erwähnt, und ist dieses Feld als zu überwachendes Feld definiert, wird die E-Mail in dem Rechnungsdatensatz gespeichert und im Posteingang in einen anderen Ordner verschoben - falls gewünscht.

Hier kann außerdem ausgewählt werden, wie die Priorität der Objekte oder der einzelnen Identifizierungsnummern ist. Wird in einer E-Mail beispielsweise die Rechnungsnummer und die Auftragsnummer erkannt, kann man dadurch entscheiden, ob die E-Mail im Auftrag oder direkt in der Rechnung gespeichert werden soll.

So hat man immer die E-Mail dort wo man sie braucht und alle Informationen dazu auf einen Blick parat. In Kombination mit den Salesforce-eigenen Listen geht einem so keine Nachricht verloren.


#4. Nutzerfeedback einholen und abrufen

Zu wissen, wie zufrieden Kunden mit dem gekauften Produkt oder der Dienstleistung sind, ist unschätzbar wertvoll, um Probleme zu erkennen und weiter zu optimieren. Für das Feedback-Management gibt es deshalb auch zahlreiche Tools, wovon Ekomi wahrscheinlich das bekannteste sein dürfte.

Doch das beste Tool nützt nichts, wenn man es nicht richtig auswerten kann. Ekomi zeigt zwar eine Bewertung an, und man kann aus dem Text teilweise erahnen, welcher Kunde das Feedback gegeben hat, allerdings ist das sehr unpräzise und mit viel Arbeit verbunden.

Viel besser ist es, wenn man das Feedback den einzelnen Aufträgen direkt zuordnen kann. Hierzu stellt Ekomi eine API zur Verfügung, mit der man aus Salesforce-Links ein Feedback-Formular verschicken kann, das auftragsspezifisch ist. Versendet man die E-Mails mit dem Link zum Formular aus Salesforce statt direkt aus Ekomi, hat man außerdem noch den Vorteil, dass der Text mit Hilfe von Mergefeldern personalisiert werden kann. So erreicht man eine höhere Feedback-Rate, was natürlich auch Auswirkungen auf die Aussagekraft hat.

Das Feedback kann man über die API automatisch täglich oder wöchentlich abrufen, und durch die Zuweisbarkeit zu einem Auftrag direkt in diesem speichern. So kann jeder Vertriebler bei einem Kontakt mit dem Kunden auf einen Blick sehen, wie zufrieden der Kunde beim letzten Kauf war und entsprechend reagieren.


Doch damit nicht genug, über die APIs lassen sich auch Reaktionen auf Feedback aus Salesforce heraus verschicken. Und auch hier ist natürlich das Reporting möglich, um Trends und Probleme frühzeitig zu erkennen. Alles, ohne jemals Salesforce zu verlassen.

#5. SMS versenden und empfangen

Es gibt viele Kanäle, über die man mit einem Kunden, Dienstleister oder Lieferanten kommunizieren kann. Klassisch per Telefon, per E-Mail oder auch per SMS. Gerade für Nachrichten, die schnell gelesen werden sollen, lohnt es sich, den SMS-Versand ins Auge zu fassen. Es gibt hier die unterschiedlichsten Anforderungen, wie zum Beispiel das Versenden von Abfahrts- oder Abflugzeiten an den Kunden, oder einen Verifizierungscode zum Einloggen in ein Kundenportal (Stichwort: Zwei-Faktor-Authentifizierung). Natürlich kann es auch sein, dass man von einem Kunden nur die Telefonnummer hat und ihn deshalb per SMS kontaktieren will. Oder man will in dem Meer aus Werbung herausstechen, indem man einen anderen, nicht oft genutzten Kanal verwendet.

Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt, aber leider beherrscht Salesforce den Versand von Nachrichten per SMS nicht nativ. Hier kommt Twilio ins Spiel. Twilio verfügt über eine gute Schnittstelle und eine einfach zu bedienende Nutzeroberfläche zum Durchführen der initialen Einrichtung. Danach kann man so ziemlich alles machen. SMS können sowohl versendet, als auch empfangen werden, es können verschiedene Nummern genutzt werden (auch in Abhängigkeit des Landes, aus dem die SMS versendet wurde), und noch vieles mehr.

Auch hier ist natürlich das Ziel, so wenig Aufgaben wie möglich manuell durchzuführen, und so viel wie möglich zu automatisieren. Deshalb ist es auch hier ratsam zu prüfen, ob eine SMS manuell verschickt werden muss, oder ob es eventuell einen Auslöser im System gibt, der den Versand anstoßen könnte (wie zum Beispiel die Beendigung eines Auftrags), und ob man die Texte der SMS, angereichert durch Mergefelder zur Individualisierung, standardisieren kann, um den Zeitaufwand so gering wie möglich, idealerweise bei Null zu halten.



#6. Anbindung an Memsource

In vielen Bereichen gibt es Spezialsoftware, mit deren Hilfe sich Zeit sparen lässt, die gleichbleibende Qualität gewährleistet oder Fachwissen speichert. Alle diese Punkte treffen auf Memsource zu. Für Fachfremde wenig bekannt, erfreut sich Memsource bei Übersetzern und Übersetzungsagenturen großer Beliebtheit. Hier kann man Texte hochladen, die dann automatisch in Segmente aufgeteilt werden. Übersetzer können dann, auch abwechselnd, zur Qualitätskontrolle, diese Texte übersetzen. Es gibt außerdem ein Rechtemanagement, damit nur berechtigte Übersetzer in bestimmten Phasen der Übersetzung auf den jeweiligen Text zugreifen können. Der eigentliche Clou sind aber die integrierten Translation Memories. Hier werden dem Übersetzer für jeden Abschnitt Übersetzungsvorschäge gemacht, die sich aus vorangegangenen Übersetzungen speisen. Diese können nach Relevanz angezeigt werden, und der Übersetzer kann sie entweder ganz übernehmen, den Vorschlag bearbeiten oder eine neue Übersetzung vorschlagen, welche dann auch wieder in die Translation Memory einfließt.

Die Anbindung an Memsource erlaubt, direkt über Salesforce mit Klick auf einen Button Projekte anzulegen, Texte hochzuladen, auszuwerten, mit Hilfe der vorhandenen Translation Memories vorzuübersetzen, neue projektspezifische Translation Memories anzulegen, User anzulegen, und aus Salesforce heraus Zugangsdaten zu verschicken.

Doch damit nicht genug. Der ganze Prozess, der sich in Memsource abspielt - von der Annahme des Auftrags durch den Übersetzer, über die Übergabe an den Korrekturleser mit Aktivierung und Deaktivierung der entsprechenden User, der anschließenden Überführung der Projekt-Translation-Memories in andere Translation Memories bis zum herunterladen der übersetzten Texte, wird komplett in Salesforce abgebildet. Gepaart mit den nativen Salesforce Funktionen, wie der Erstellung von Tasks und dem Überwachen der Kennzahlen über Reports und Dashboards, gibt es keinen Grund für den Projektleiter, sich in Memsource anzumelden. Der größte Vorteil ist aber, dass sich die Daten bereits in Salesforce befinden und nicht manuell erneut in Memsource eingetragen werden müssen. Die Zeitersparnis ist enorm und Fehler durch falsch eingegebene Daten werden auf ein Minimum reduziert.


Der Autor

Timo Müller

Gründer und Geschäftsführer von cloudworx

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Mit Timo Müller steckt hinter cloudworx ein Unternehmer aus Leidenschaft. Schon immer schlagen zwei Herzen in seiner Brust – eines für die Technik, eines fürs Geschäft. Nach einigen Gründungen, Herausforderungen, Rückschlägen und Erfolgen hat sich eines immer stärker manifestiert: die Liebe zur, das Talent für und die Freude an der Optimierung von Arbeitsabläufen.

Die Autorin

Tabatha Portejoie

Social Media und HR

Neben ihrem Studium der Philosophie ist Tabatha verantwortlich für die Bereiche HR, Social Media Marketing und der Betreuung unseres Web-Ratgebers zu Salesforce-Themen. Ihre Leidenschaft gilt privat dem Schreiben, dem Lesen und der Kunst.