1.1. Was kann cloudworx.send?

cloudworx.send ist ein Tool aus der Reihe unserer cloudworx.components, unserer technischen Ergänzungen für Salesforce. cloudworx.send ist eine fortgeschrittene E-Mail-Tool, das ermöglicht den Versand von Prozess-relevanten und automatisierten E-Mails. Der Vorteil von cloudworx.send, ist dass, mit einem Klick, wird die korrekte E-Mail-Vorlage relevant für deinen aktuellen Prozess-Schritt mit den richtigen Anhängen ausgewählt. Alle Mergefelder* sind bereits ausgefüllt und du kannst sogar eingeben, ob du die E-Mail später versenden möchtest. Der E-Mail-Versand kann auch automatisiert werden, um noch ein paar Klicks zu sparen.

Vorteile von cloudworx.send:

• Keine Klickerei durch eine lange Liste von E-Mailvorlagen, - der Vorlage wird anhand des Prozessesschrittes ausgewählt;
• Alle Mergefelder sind als realer Text mit den Informationen aus Salesforce dargestellt, damit du sehen kannst, ob die E-Mail so ausschaut, wie sie sein sollte;
• Du kannst entscheiden, ob die E-Mail auf einer späteren definierten Uhrzeit versendet werden sollen;
• Automationen und Schedulers* sind einfach zu konfigurieren;
• Versende E-Mails über euren firmeninternen SMTP-Server* direkt aus Salesforce, wenn gewünscht;
• Alle E-Mails werden sowohl in deiner Salesforce-Org, als auch deinem externen Postfach gespeichert (wenn SMTP aktiviert ist);
• Du bist nicht mehr durch den Salesforce-Standard bei Größe und Menge an E-Mails und Anhängen beschränkt;
• Du hast die Möglichkeit, zu Links konvertierte Anhänge zu versenden;        
• Die E-Mail des Absenders sieht so aus, als wäre sie über das E-Mail-Postfach verschickt worden, und nicht aus Salesforce;

1.2. Die cloudworx.send Oberfläche

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2.1. Salesforce-Version

Für die Installation von cloudworx.send benötigst du eine Salesforce-Enterprise, Unlimited- oder Developer-Version, die API*-fähig (wenn man über SMTP versenden möchte) ist.

2.2. Erweiterte E-Mail

"Erweiterte E-Mail" muss in deiner Instanz aktiviert werden. Das kannst du unter Setup machen. In Setup nach "Erweiterte E-Mail" suchen und auf "Aktivieren" klicken.

2.3. E-Mail

3.1. Lightning-Experience-Datensatzseiten

Alle E-Mails werden in der "Aktivität"-Sektion einer "Lightning-Experience-Datensatzseite" dargestellt. Es muss überprüft werden, dass die "Lightning-Komponente" "Aktivitäten" auf der Seite verfügbar ist:

1. Suche dafür im Setup nach "Lightning-Anwendungsgenerator"
2. Bearbeite die gewünschten Seiten
3. Füge die "Lightning-Komponente" "Aktivitäten" in die Seite ein, wo die E-Mails dargestellt werden sollend. Gehe auf "Speichern"

cloudworx.send bietet die Möglichkeit an, E-Mails als Salesforce Standard E-Mail-Messages oder als "Aktivität" zu speichern. Als Standard werden sie als E-Mail-Messages gelegt und du hast also alle Funktionen, wie weiterleiten, antworten, usw. zur Verfügung.

3.2. Aufgaben-Datensatz-Typen

Wenn du versendete E-Mails als "Aufgabe" speichern willst, ist dieser Schritt notwendig. Wenn das nicht der Fall ist, kannst du dieser Schritt überspringen.

E-Mails können von cloudworx.send als Aktivitäten mit dem Datensatztyp* "E-Mail" und einem zugehörigen Seiten-Layout* mit dem Paket geloggt werden. Um sicherzustellen, dass andere Aktivitäten mit dem entsprechenden Layout geloggt werden, erstelle einen Datensatztyp unter dem Objekt* "Aufgabe", wenn du noch keine konfiguriert hast, und lege eine für das Standard-Layout für Aktivitäten fest. Wenn du schon ein Aufgaben-Datensatztyp-Seitenlayout konfiguriert hast, kannst du diesen Schritt überspringen.

1. Dafür musst du im Setup auf "Objekt-Manager" und dann auf "Aufgabe" gehen
2. Gehe auf "Datensatztypen" aus, erstelle einen neuen und konfiguriere die entsprechende Auswahllisten

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3.3. Sicherheit auf Feld-Ebene

Um zu gewährleisten, dass alle für cloudworx.send relevanten Passwörter und geheimen Felder für den Server zugriffsbereit sind, musst du einen Berechtigungssatz* erstellen. Wenn er schon erstellt ist, kannst du diesen Schritt überspringen.

1. Gib dafür im Setup "Berechtigungssätze" ein. Klicke auf "Neu" und gib eine Beschreibung ein. Der API-Name wird dann automatisch ausgefüllt
2. Wenn du gerne bestimmen würdest, ob es Einschränkungen für die Profile geben soll, wähle die entsprechende Lizenz für den Benutzer, der in Kommunikation mit dem cloudworx.send API sein wird (wahrscheinlich der Systemadministrator)
3. Klicke auf "Weiter" und wähle aus dem Berechtigungssätze-Überblick "System-Berechtigungen"
4. Klicke in der Übersicht über die System-Berechtigungen auf "Bearbeiten" und suche nach oder scrolle zu "Verschlüsselte Daten anzeigen" und füge unter "Zuweisungen verwalten" die Benutzer hinzu, die in Kommunikation mit der API sein werden
5. Klicke dann auf „Fertig“

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3.4. Passwort-Konfiguration

cloudworx.send muss sich mit dem Benutzer einloggen, der in Kommunikation mit der Schnittstelle ist. Das bedeutet, dass das Passwort und der Sicherheitstoken immer aktuell sein müssen. Der Sicherheitstoken wird bei jedem neu-angelegten Passwort zurückgesetzt. Wenn es den Passwortrichtlinien deines Unternehmens entspricht, empfehlen wir folgende Einstellungen einzurichten:

1. Gehe zu Setup
2. Tippe in die Schnellsuche "Profile" ein. Klicke dann auf der Liste auf ein Profil, das mit cloudworx.send in Kommunikation ist
3. Gehe in der daraufhin erscheinenden Liste auf "Kennwortrichtlinien". Ändere dann die Einstellung "Benutzerkennwörter laufen ab in" auf "Läuft nie ab" und die Einstellung "Maximal zulässige ungültige Anmeldeversuche" auf "Keine Obergrenze"

Wenn es nicht den Passwortrichtlinien deines Unternehmens entspricht und das Passwort sich regelmäßig ändert, musst du in dem Fall schauen, dass du die Authentifizierung bei jeder Änderung durchführst. Das erklären wir beim Punkt 4.

3.5. Installation

Sobald deine Org bereit ist, kannst du zur Installation übergehen.

1. Wenn du auf der Installations-Seite bist, wähle "Nur für Admins installieren". Diese Auswahl legt fest, welche User dazu berechtigt sein sollen, das Toolset zu konfigurieren, und auf spezielle Datensätze zu cloudworx.send zuzugreifen. Wir zeigen dir im Punkt 3.6, wie du das E-Mailversand oder die Konfiguration für alle User freigibst
2. Gehe auf "Installieren"
3. Kreuze "Ja, ich gewähre diesen Drittanbieter-Seiten Zugriff" an

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Sobald deine Installation abgeschlossen ist, findest du alle dem Package zugehörigen Komponenten in deiner Org. Du kannst sie an der Namenslücke „cwsd“ erkennen.

Vielleicht bekommst du eine Benachrichtigung mit folgendem Inhalt "Die App braucht einige Zeit zum Installieren. Du erhältst eine E-Mail, sobald die Installation beendet ist." Klicke einfach auf "Fertig" und du kriegst eine Benachrichtigung, wenn sie bereit ist.

3.6. Setup

Nach beendeter Installation empfehlen wir die Überprüfung der Installation im Bereich "Packaging" unter "Installed Packages" im Salesforce Setup.

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Als Allererstes müssen wir die Nutzungsrechte für die App vergeben. Die Nutzung der Applikation setzt die Vergabe bestimmter Rechte an gewünschte Salesforce-User voraus. Grundsätzlich wird hierbei nach der Art der gewünschten Nutzung unterschieden:

• cloudworx.send Admin: zur vollständigen Verwaltung der Applikation
• cloudworx.send User: für den Versand und Vorschau von E-Mails benötigt

1. Suche dafür im Setup nach "Berechtigungssätze"
2. Suche in der Liste nach "cloudworx.send Admin" und "cloudworx.send User" und klicke auf das jeweilige Set an Rechten, das du einem Benutzer vergeben willst
3. Gehe auf "Zuweisungen verwalten" und füge die gewünschten Benutzer hinzu mittels Ankreuzen des Kontrollkästchens hinzu

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Als nächstes, prüfen, dass der API-Zugriff auf alle Felder hat, die er benötigt. Wenn E-Mails als Aufgabe gespeichert werden, im Objekt "Aufgabe" auf "Felder & Beziehungen" klicken und das Feld "Typ" finden. Unter "Feldebenensicherheit festlegen" prüfen, dass das Feld sichtbar für das Profil vom Benutzer ist, der in der Kommunikation mit der Schnittstelle ist. Die Feldebenensicherheit sowie das Seitenlayout können auch bei jedem Feld in den Objekte "Aktivität" und "Email Message" nach Wunsch angepasst werden. Wenn gewünscht, kann das Seitenlayout für das "E-Mail Seitenlayout" übernommen werden.

Wenn du E-Mails als Standard E-Mail-Messages speichern willst, sind keine weitere Schritte notwendig.

Optionaler Schritt: erforderlich, wenn du versendete E-Mails als "Aufgabe" speichern willst:

Als nächstes müssen wir um eine E-Mail-Datensatzseite* aktivieren.

1. Suche dafür im Setup nach "Lightning Anwendungsgenerator“ und wähle "Email Record Page (cloudworx.send)"
2. Klicke auf den "Anzeigen"-Button
3. Ein Fenster mit folgendem Inhalt wird erscheinen: "Für dieses Objekt wurden noch keine Datensätze erstellt. Sie können sich die Komponenten auf der Seite ansehen und diese bearbeiten, die Inhalte werden jedoch erst angezeigt, wenn Daten zum Anzeigen vorhanden sind.". Klicke auf „OK"
4. Klicke in der oberen rechten Ecke auf "Aktivierung…"
5. Gehe unter Anwendung, Datensatztyp und Profile auf "Zu Anwendungen, Datensatztypen und Profilen zuweisen"
6. Wähle die Lightning-Anwendung aus. Wir empfehlen alle Anwendungen, die in Nutzung sind, auszuwählen. Wenn du z.B. die "Sales"-Anwendung nutzt, wähle diese aus. Gehe dann auf "Weiter"
7. Wähle Desktop, Mobiltelefon oder beides. Gehe auf "Weiter"
8. Wähle aus den Datensatztyp "Email" aus und gehe auf "Weiter"
9. Wähle die Profile aus, die ihr in eurer Instanz verwendet
10. Gehe auf „Speichern“

Bei der Installation eines Pakets wird Salesforce den "Datensatztyp" vom installierten Paket als Standard für alle Benutzer setzen, die Zugriffsrechte haben. Das bedeutet in dem Fall konkret, dass der Standard "Datensatztyp" für das Objekt "Aufgabe" jetzt der „Datensatztyp“ "Email" ist. Um das anzupassen, gehe zu "Profile" und auf "Systemadministrator". Scrolle zu den "Datensatztypeneinstellungen" runter und gehe auf "Aufgabe". Klicke auf "Bearbeiten" und wähle den "Datensatztyp" aus, den du als Standard haben willst. Für alle Profile wiederholen, die in Nutzung sind und die Zugriffsrechte haben. Stelle sicher, dass der "Datensatztyp" "Email" für den Benutzer verfügbar ist, der in der Kommunikation mit der cloudworx.send Schnittstelle ist (generell der Admin). Andere Benutzer müssen kein Zugriff auf diesen "Datensatztyp" haben, da sie die versendeten E-Mails ohne sehen können. Wenn sie keinen Zugriff haben, können sie diesen "Datensatztyp" beim Anlegen von einer Aufgabe nicht auswählen.

5.1. Eine Template erstellen

Gehen wir weiter zu Templates und erstellen wir die erste.

Klicke auf den Templates-Tab. Es gibt noch keine. Gehe in der oberen rechten Ecke auf „Neu“. Schauen wir uns die Felder einmal kurz an.

Auf einem Template Page-Layout sind mehrere verwandte Listen zu sehen: Scopes, Users, Recipients, Attachments, Field Automations, Schedules, Emails, Results, Template History.  

Templates können in Text oder HTML erstellt werden. Wenn in einem Template html-tags eingefügt werden, müssen diese in einer Zeile stehen, da sonst die Darstellung abweichen kann von dem was man erwartet.

Beispiel für einen Use Case:

Du möchtest, dass deine Kunden nach dem Kauf deines Produkts eine E-Mail verschickt wird. Erstelle also eine fertige Vorlage, die du nur noch per Klick verschicken musst.

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Gib einen Namen ein und verlinke den Configuration-Datensatz. Du kannst im Wrapper-Feld deine Signatur auswählen (kann auch später hinzugefügt werden) und die andere Konfigurationen bearbeiten. Die cloudworx Id wird automatisiert ausgefüllt und ist fortlaufend.

Wir freuen uns besonders, dir zeigen zu können, wie du deine Templates flexibel gestalten kannst. Zum Beispiel kannst du durch ein Mergefeld* als Grußformel den Namen des Users an den die Template gesendet wird. Ein einfacher Code würde dafür sorgen, dass das Datum automatisch aktualisiert und in deiner E-Mail angepasst wird. Aber dazu später mehr!

5.2. Wrapper

Ein Wrapper ist die Signatur und bestimmt das Design für deine E-Mail. Du kannst mehrere Wrappers erstellen und einen in deiner Vorlage verlinken. Wenn du einen Wrapper erstellst, musst du seinen Namen und die Konfiguration, für die er genutzt wird, definieren.

Dann hast du folgende Struktur:

Felder	Beschreibung
Name	Eigene, frei wählbare Bezeichnung für die Template. Das ist ein Pflichtfeld.
Configuration	Referenz auf den Configuration-Datensatz, den du schon erstellt hast. Das ist ein Pflichtfeld.
Wrapper	Referenz auf den Wrapper – eine E-Mail-Signatur, die das Design von deiner E-Mail konfiguriert.
Subject	Der Betreff der E-Mail-Vorlage. Am meisten lässt du es einfach als {subject}, da hier wird einfach der Betreff dynamisch übernommen, was du in deine Vorlagen definiert hast.
Body	Hier wird der Inhalt der E-Mail dargestellt. Du kannst das Design und die Signatur bestimmen. Du müsst hier das vorgegebene Text {body} lassen, damit das Inhalt deiner definierten Vorlagen übernommen wird. Das kannst du aber natürlich bestimmt, wo es in der E-Mail dargestellt werden soll, falls du ein Kopf oder Grüßformel hast. Hier wird HTML benötigt, um die Schriftart, Größe, Links, Bilder usw. zu definieren. Du kannst auch die Zeile, , eingeben. Das ist das Tracking Pixel. Das musst du eingeben (ganz am Ende z.B.) damit das Tracking aktiviert wird und du verfolgen kannst, ob die E-Mail schon geöffnet oder geklickt wurde.

Wie bei den Templates, kann es mehr als einen Wrapper in einer Konfiguration geben. Wrappers können auch Mergefelder einschließen. Nur ein Wrapper kann aber bei einer Vorlage referenziert werden.

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6.1. Field Scope

Ein Template muss mindestens eine Field Scope beinhalten. Über diesen Field Scope wird der Datensatz definiert, der als Ausgangspunkt für den E-Mailversand dient. Dies ist die sogenannte Primary Scope.

BITTE BEACHTEN:

Die Primary Scopes unterscheiden sich von untergeordneten Field Scopes dahingehend, als dass in der Parent Scope das Feld "Parent Field Name" nicht den Namen des Nachschlagbeziehungs*-Feldes aus dem Objekt in der Parent Scope enthält, da es hier keine Parent Scope gibt. Stattdessen enthält es immer einen Feldnamen aus dem aktuellen Objekt (das im Feld "Object Name" hinterlegt ist). Dies ist in den allermeisten Feldern das Feld "Id".

Folgende Felder sind im Field Scope vorhanden:

Relations: Hier definieren wir die verwandte Objekte innerhalb eines Scopes.

Attachments: Hier können Dateien (Files) aus dem Datensatz den diese Scope referenziert an die zu versendete E-Mail angehängt werden.

Beispiel für zwei Use Cases:

Use Case 1:

Wenn du eine E-Mail über einen Button in der Opportunity versenden willst, ist dieses Objekt dein Ausgangspunkt:

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Bitte beachte, dass der Name der Scope nicht mit dem Namen des Objekts übereinstimmen muss.

Use Case 2:

Wenn du eine E-Mail über einen Button in der Opportunity mit Anhang versenden willst, ist das gleiche Objekt dein Ausgangspunkt aber mit folgenden Anhang-Konfigurationen:

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Ein Anhang wird immer hier in der E-Mail eingefügt. Der Anhang ist in dem Fall das neueste Dokument, der in der Opportunity unter „Dateien“ gespeichert ist.

Damit Anhänge erforderlich für den E-Mailversand erforderlich sind, kannst du auf „Template“-Ebene das Checkbox „Attachment Required“ anhaken.

6.2. Free Scope

Eine Free Scope kann Datensätze enthalten, die weder mit dem Datensatz einer Field Scope noch mit den Datensätzen einer List Scope über Nachschlagbeziehungen verknüpft sind.

Die Free Scope beinhaltet folgende Felder:

Relations: Hier definieren wir die verwandte Objekte und Filter-Einstellungen innerhalb eines Scopes.

Attachments: Hier können Dateien (Files) aus dem Datensatz den diese Scope referenziert an die zu versendete E-Mail angehängt werden.

Beispiel für zwei Use Cases:

Use Case 1:

In deiner E-Mail sollen alle Produkte aufgelistet werden, die in Salesforce vorhanden sind. Da diese Produkte keine Verknüpfung zu deiner Opportunity unter diesem Account haben, benötigst du eine Free Scope.

Dein Unternehmen bietet vier unterschiedliche Produkte an. Eines davon (Produkt 3) wird allerdings nicht mehr produziert und ist deshalb inaktiv. Dieses Produkt willst du nicht auflisten.

Außerdem willst du alle Produkte alphabetisch absteigend nach der Produktfamilie auflisten.

Du erstellst eine Free Scope mit folgenden Werten:

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Für eine absteigende Reihenfolge müsste bei Query Filter „Family DESC“ stehen. Das Query Limit muss frei gelassen werden, da du alle aktiven Produkte anzeigen lassen willst.

Use Case 2:

Oft sollen E-Mails in Namen vom aktiven Benutzer verschickt werden. Free Scopes sind sehr hilfreich dafür.

Du erstellst eine Free Scope mit folgenden Werten:

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6.3. List Scope

Eine List Scope enthält Datensätze, die mit einem Datensatz aus der Parent Scope verknüpft sind.

Die List Scope beinhaltet folgende Felder:

Relations: Hier definieren wir die verwandte Objekte und Filter-Einstellungen innerhalb eines Scopes.

Attachments: Hier können Dateien (Files) aus dem Datensatz den diese Scope referenziert an die zu versendete E-Mail angehängt werden.

Beispiel für einen Use Case:

In deiner E-Mail sollen alle Opportunity-Produkte der Opportunity aufgelistet werden. Da diese Opportunity-Produkte mit der Opportunity über ein Lookup verknüpft sind, kannst du eine List Scope hierfür nutzen.

Du erstellt also eine List Scope mit folgenden Werten:

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Es werden keine Query Filter benötigt, da wir alle Opportunity-Produkte auflisten wollen.

6.4. Scopes erstellen

Primary Scope erstellen

Von der Template-Übersicht gibt es rechts oben ein Button "Create Primary Scopes". Wenn du darauf klickst, öffnet sich eine Seite. Alle Objekte in deine Salesforce-Org werden gelistet. Hier wählst du den Primary Scope für dein E-Mail-Template aus. Auf "Create" klicken.

Child Scopes erstellen

Wechsel zu deinem Primary Scope. Oben rechts befindet sich ein Button "Create Child Scopes". Wenn du darauf klickst, öffnet sich nochmal eine Seite. Hier werden alle Objekte gelistet, die eine Beziehung zu deinem Primary Scope haben. Die Field Scopes entstehen aus Look-Up- oder Parent-Master-Detail-Felder, die auf deinem Objekt konfiguriert sind. Die List Scopes sind die Child-Datensätze von deinem Primary Objekt.

Child Scopes können von jedem Scope erstellt werden.

Name, Object Name, Template und Parent Scope (und Primary wenn es ein Primary Scope ist) und der Parent Field Name werden automatisch ausgefüllt, wenn man Scopes über diese Buttons erstellt. Wenn noch Filters oder Attachments konfiguriert werden sollen, musst du in deinem Scope sie konfigurieren.

Free Scopes können nicht über Button erstellt werden.

11.1. Einzelne Mergefelder

Mergefelder können Felder einlagern, die Feldwerte von verschiedenen Objekten enthalten. Sie aktualisieren automatisch, wenn das betroffene Feld auf dem anderen Objekt aktualisiert wird. Dieses Feature ist sehr hilfreich, wenn du willst, dass Inhalte von Templates an anderen Stellen der Instanz vorgenommene Änderungen widerspiegeln, ohne immer selbst an ihnen Änderungen vornehmen zu müssen.

Mit den Scopes, kannst du Mergefelder erstellen. Nehmen wir eine Vorlage, die wir erstellt haben, und fügen weitere davon hinzu.

Die Syntax für Scopes lautet so: {!Scopename.API-Feldname}.

Beispiel: Wir hatten vorher folgende Vorlage definiert:

Hallo Käufer,

vielen Dank für deinen Einkauf!

Viele Grüße,

dein Ansprechpartner

Wir wollen es aber hier dynamischer und persönlicher machen. Mit dem Einfügen von Mergefelder, wird deine Vorlage so ausschauen:

Hallo {!Contact.FirstName},

vielen Dank für deinen Einkauf!

Viele Grüße,

{!User.FirstName}

Dadurch wird die Mergefelder mit den Informationen aus Salesforce gefüllt.

11.2. Mergefelder aus Listen

Über List Scopes und Free Scopes werden Listen von Scopes aus Salesforce übergeben. Um die Datensätze aus diesen Scopes über Mergefelder auslesen zu können, muss in der E-Mailvorlage gekennzeichnet werden, wenn Daten aus solch einer List Scope oder Free Scope angezeigt werden sollen.

Sowohl in List Scopes als auch Free Scopes gibt es das Feld „Section Name“. Über dieses Feld wird die Liste definiert.

Die Liste kann in der E-Mailvorlage über folgende Syntax aufgerufen werden: „SectionName“ wird durch den Namen im Feld „Section Name“ in der jeweiligen List oder Free Scope ersetzt:

{!tableStart:sectionName}

Die Liste muss anschließend wieder geschlossen werden:

{!tableEnd:sectionName }

BITTE BEACHTEN:

Zwischen TableStart/TableEnd und dem Scope Name darf kein Leerzeichen sein.

Zwischen den beiden Tags (TableStart/TableEnd) können dann die eigentlichen Scopes aufgerufen werden. Dies geschieht genau so wie bei den Field Scopes. Es werden alle Scopes, die sich in der List oder Free Scope befinden nacheinander eingefügt.

Beispiel:

Alle Opportunity-Produkte sollen in der E-Mail aufgelistet werden.

Die Vorlage sieht in diesem Fall folgendermaßen aus:

Hallo {!Contact.FirstName},

vielen Dank für deine Anfrage!

Hier findest du die Liste von deinen angefragten Produkten:

{!tableStart:opportunityLineItems}

{!OpportunityLineItem.Name}, {!OpportunityLineItem.UnitPrice}

{!tableEnd:opportunityLineItems}

Viele Grüße,

{!User.FirstName}

11.3. Mergefelder aus wenn-dann Logiken

Es ist möglich, eine wenn-dann-Logik zu verwenden. Es gibt keine eingebetteten wenn-dann-Logiken in Templates und müssen erstellt werden.

Hier ist ein Beispiel für wenn-dann-Logiken in Vorlagen:

Sehr IF({!Contact.Salutation}=='Mr.','geehrter Herr ','geehrte Frau') {!Contact.LastName},

BITTE BEACHTEN:

Aktuell ist es möglich einen Wert aus einer Auswahlliste mit einem Wort zu berücksichtigen. Das heißt, dass z.B. {!Contact.Salutation}=='Dr. Prof.' wäre hier nicht erkannt.

11.4. Mergefelder in Scopes

Um in Scopes den Abruf von Datensätzen einzugrenzen, können im Feld „Query Filters“ Mergefelder genutzt werden. Diese haben folgendes Format:

{!ScopeName.Feldname}

Beispiel für einen Use Case:

Die Parent Scope referenziert einen Account. Der Name dieser Parent Scope ist ParentAccount.

Eine neue Free Scope soll nun alle Kontakte dieses Accounts beinhalten. Im Feld ‚Query Filters‘ muss nun eingeschränkt werden, dass nur die Kontakte, die dem Account zugewiesen sind, in der Scope enthalten sein sollen. Hierzu nutzt man die Account-Id die man folgendermaßen über das Mergefeld erhält:

AccountId = ‘{!ParentAccount.Id}‘

Bei der Suche nach den passenden Datensätzen wird das Mergefeld durch die Id des Accounts ersetzt.

Man beachte:

1. Der Name des Datensatzes ist nicht Account, sondern der Name der Scope (ParentAccount). Somit können auch mehrere unterschiedliche Accounts in einem Template referenziert werden.    
2. Das Mergefeld muss zwischen einfachen Apostrophen stehen, sonst wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

11.5. Mergefelder in Field Automations

In Field Automations können Mergefelder sowohl im Feld „Condition Value“ als auch im Feld „New Value“ referenziert werden.

Somit kann sowohl die Bedingung als auch der neue Wert des Feldes dynamisch bestimmt werden.

Die Syntax ist hier etwas anders als bei den Scopes: Da bei den Field Automations nur Mergefelder aus der in der Field Automation angegebenen Scope genutzt werden können, wird hier nur der Feldname benötigt:

{!Feldname}

Beispiel für einen Use Case:

Nach Versand der E-Mail wollen wir in der Opportunity (Scopename: Opportunity) das Datum für eine Wiedervorlage eine Woche in die Zukunft setzen.

Hierzu haben wir zwei Formelfelder erstellt:

FollowUpDatePlusOneWeek (Formelfeld aus einem Datum, dass auf das Versanddatum 1 Woche aufschlägt: Information_Creation_Date__c + 8)

Die Felder in der Field Automation sehen wie folgt aus:

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12.1. Scheduled Sending Date

In diesem Fall kann man mit Scheduling* der Versand der E-Mail auf einem späteren Zeitpunkt verschieben. Das kann man in Fachkreisen als Cronjob* bezeichnen. Beim Versenden einer E-Mail hast du die Option, das „Scheduled Sending Date“ zu bestimmen.

Bitte beachten: E-Mails die aus Salesforce verschickt werden können nur entweder von dem aktiven User verschickt werden oder von einer Organization Wide Address, die im Setup aktiviert werden muss. Da beim Zeitversetzen Senden nicht zwangsläufig der User der die E-Mail verfasst hat auch der Versender ist, wird das Feld 'Scheduled Sending Date' nur unter bestimmten Bedingungen angezeigt:

• Das Feld wird generell nur angezeigt, wenn im Config-Objekt der Cronjob über den Button 'Toggle Schedule' gestartet wurde.
• Der im E-Mail Template eingetragene User (in dessen Namen die E-Mail versendet werden soll) hat den CronJob über den Button 'Scheduled Sending Date' gestartet ODER
• Der im Template eingetragene User bzw. dessen E-Mail-Adresse ist als Organization-Wide Address hinterlegt (und wurde auch verifiziert) ODER
• In der Config wurde im Feld 'Standard Organization-Wide Address' eine E-Mail-Adresse hinterlegt, die als Organization-Wide Address im Setup eingetragen (und verifiziert) wurde. In diesem Fall wird die E-Mail anstatt von dem im Template als User eingetragenen User von der Organization-Wide Address verschickt.

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Die E-Mail soll erst um 17 Uhr versendet werden.

Diese Funktion bedeutet, dass die E-Mail als offene Aufgabe gespeichert wurde. Der Scheduler wird alle 5 Minuten überprüfen, ob jetzt das Datum und die Zeit ist, die du eingestellt hast. Sobald dies der Fall ist, wird die E-Mail versendet und die Aufgabe als „abgeschlossen“ markiert.

12.2. Schedules

Schedules können für einmalige oder regelmäßige automatisierte E-Mails benutzt werden. Es wird auch über ein Cronjob alle 5 Minuten geprüft, ob die Bedingungen treffen und ob eine E-Mail versendet werden soll.

Das Feld, das die Bedingung festlegt, ist immer boolean. Und man braucht immer eine Feldautomation, um den Planer davon abzuhalten, den Task ungehindert auszuführen (oder die E-Mail zu senden), nachdem die Bedingung als wahr gesetzt wurde. Wir brauchen dafür Benutzerdefinierte Felder, Schedules und Feldautomationen.

Um diese Funktion freizuschalten, gehe auf „Toggle Schedule“ im Configuration-Datensatz. Das Kontrollkästchen „Scheduled“ ist dann automatisch angekreuzt.

BITTE BEACHTEN

Es ist nicht möglich, Wrappers vor dem Versand zu verändern, wenn du scheduled E-Mails verwendest.

Der Versand wird von dem User ausgeführt, der den Button 'Toggle Schedule' geklickt hat. Ist dieser User ein anderer als der im Template eingetragene User wird erst geprüft, ob eine Organization-Wide Address für den User im Template hinterlegt ist. ist dies der Fall, wird die E-Mail von diesem User versendet. ist dies nicht der Fall, wird geprüft ob im Feld 'Standard Organization Wide Address' im Config-Objekt eine Email-Adresse hinterlegt ist, die als Organization Wide-Address im Setup hinterlegt (und verifiziert ist). Ist dies der Fall, wird die E-mail über diese Adresse verschickt. Ist dies nicht der Fall, wird die E-Mail von dem User verschickt, der dei Scheduler über den Button 'Toggle Scheduler' gestartet hat.

Beispiel für einen Use Case:

Sagen wir, du möchtest, dass dein Kunde jedes Jahr eine Geburtstagsmail bekommen soll.

Es wirkt zunächst einmal sehr einfach. Du brauchst ein Benutzerdefiniertes Feld (Bedingung), das das heutige Datum mit dem fälligen Datum vergleicht, aber nicht dem Jahr. Anderenfalls hätte die Person die Glückwünsche deiner Firma nur in dem Jahr erhalten, in dem sie geboren wurde, was ja keinen Sinn macht. Zweitens, sobald die Bedingung wahr wird, wird der Planer ungehindert die E-Mail alle 5 Minuten verschicken. Das bedeutet, dass wir eine weitere Bedingung setzen müssen, zum Beispiel ein Status-Update, oder das Datum, an dem die E-Mail versendet wurde, damit der Prozess unterbrochen wird. Es gibt immer noch ein paar Details, die wirst du aber gleich in dem Beispiel sehen.

Hier ist also der Plan.

1. Erstelle ein Benutzerdefiniertes Formelfeld* z.B. „Next Birthday“, das die Rolle des Erinnerns übernehmen wird. Der Feldtyp ist „Datum“ mit folgender Formel: DATE(IF(TODAY()<=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(Birthdate),DAY(Birthdate)),YEAR(TODAY()),YEAR(TODAY())+1),MONTH(BIRTHDATE),DAY(BIRTHDATE))
2. Erstelle ein neues Benutzerdefiniertes Datums-Feld (z.B. Last_Birthday_Email_Sent__c), das das Datum darstellen soll, wann die letzte Geburtstags-Mail versendet wurde. Das Datum kannst du über die Field Automations in der Vorlage setzen.
3. Erstelle ein anderes Benutzerdefiniertes Feld, z.B. „Send Birthday Email“ ein Formel-Kontrollkästchen, das die Aufgabe haben wird zu kontrollieren, ob der Geburtstag am heutigen Tag ist: TODAY() = Next_Birthday__c. Wir wollen aber nicht, dass die Person jede 5 Minuten den ganzen Tag E-Mails bekommt. Wir fügen also noch eine Bedingung hinzu, damit die E-Mail nur einmal versendet wird: AND(TODAY() = Next_Birthday__c, OR(NOT(Last_Birthday_Email_Sent__c = TODAY()),ISBLANK(Last_Birthday_Email_Sent__c))). Das Bedingungsfeld für Pläne muss auf jeden Fall ein Kontrollkästchen-Feld.
4. Erstelle einen Plan. Gehe auf cloudworx.send; Geh auf dem „Schedules“-Reiter; Klick auf „Neu“; Gib einen Namen ein. Wähle für den Feldnamen den Namen deines Bedingungsfeldes, und wähle deine Vorlage.
5. Dann geh zu Konfiguration und klicke auf „Toggle Schedule“. Jetzt wird der Planer alle 5 Minuten überprüfen, ob die „E-Mail versenden“ wahr ist. Wenn ja, wird die E-Mail versendet. Überprüfe, ob du die richtige E-Mail-Adresse in deinem Testkontakt hast, setze das Geburtsdatum auf den heutigen Tag und kreuze es an. In spätestens 5 Minuten solltest du eine E-Mail bekommen. Das bedeutet, dass der Plan funktioniert. Super!

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Um Schedules auszuschalten, einfach wieder auf "Toggle Schedules" klicken. Wenn einen Schedule bereits läuft und viele E-Mails werden versendet, ist es nicht möglich, die Jobs zu stoppen. Jobs, die in der Schlange sind, können abgebrochen werden. Im Setup, nach "Scheduled Jobs" und auf "Abbrechen" klicken.

14.1. E-Mail über Schaltfläche versenden

Über eine Schaltfläche in einem Datensatz kann eine E-Mail versendet werden, dass anschließend in diesem Datensatz als Aufgabe gespeichert wird.

Zum Erstellen einer Schaltfläche werden Administratorrechte benötigt.

Im Setup gelangt man über den Objekt-Manager auf das gewünschte Objekt und dort über den Menüpunkt „Schaltflächen, Links und Aktionen“ und der Schaltfläche „Neue Schaltfläche/neuer Link“ auf die Seite zur Erstellung einer Schaltfläche:

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Neben der Bezeichnung und dem Namen der Schaltfläche muss auch der Anzeigetyp ausgewählt werden. Hier wird „Schaltfläche für Detailseite“ angezeigt.

Als Inhaltsquelle wird eine URL eingetragen. Die URL hat folgendes Format:

/apex/cwsd__csSendEmail?id={!Objekt.Id}&template={!“cloudworx Id“}

Es werden drei Parameter benötigt:

id: Die Salesforce Id des Datensatzes der als Ausgangspunkt (also für die Primary Scope) genutzt werden soll. In diesem Beispiel wird ein Button auf der Rechnung (Invoice__c) erstellt und somit ein Mergefeld für die Invoice-Id verwendet.

template: Die cloudworx Id des Templates. Sie wird automatisch bei Erstellung eines Template-Datensatzes erstellt.

BITTE BEACHTEN:

Die Schaltfläche muss nach Erstellung noch in das Seitenlayout des Objekts eingefügt werden.

Beispiel E-Mailversand:

Wenn du auf der Schaltfläche klickst, öffnet sich ein Fenster mit der vorausgewählten Vorlage. Vor dass du die E-Mail versendest, kannst du Anpassungen vornehmen.

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Zusätzlich können noch Empfänger – auch als CC oder BCC hinzugefügt. Die Adressen können manuell eingegeben werden oder eine Suche nach bestehenden Kontakten, Leads oder Benutzer ist möglich.

14.2. Automatisierter E-Mailversand über Prozessgenerator erstellen

Über cloudworx.send können E-Mails auch automatisiert versendet werden. Über den Prozessgenerator* lässt sich dies einfach abbilden.

Aufgrund von Beschränkungen auf Seiten von Salesforce können E-Mails hier nur asynchron erstellt werden. E-Mail-Vorlagen können nicht vor Versand manuell angepasst werden.

In unserem Beispiel wird eine E-Mail versendet, wenn in der Opportunity der Status auf „Abgeschlossen und gewonnen“ geändert wird.

Nach Erstellung des Prozesses und Auswählen des Objekts, wird zuerst die Bedingung erstellt. Anschließend kann cloudworx.send über „Aktion ausführen“ definiert werden:

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14.3. Automatisierter E-Mailversand über Apex erstellen

Der E-Mailversand kann auch über Apex abgerufen werden. Die gleichen Bedingungen treffen. Hier braucht man Kenntnisse in Apex. Die Parameter sind folgende:

Wenn in der Opportunity der Status auf „Abgeschlossen und gewonnen“ geändert wird, wird die E-Mail versendet.

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