1.1. Was kann cloudworx.receive?

Wenn du eine E-Mail aus Salesforce heraus versendest, ist die E-Mail nur in deinem Postfach einsehbar. Cloudworx.receive überwacht und scannt regelmäßig alle neu eingehenden E-mails in deinen Postfächern, die du hinterlegst. Das Zeitintervall zwischen den Scans beträgt 60 Sekunden. Clouworx.receive identifiziert und loggt Antworten zu aus Salesforce gesendeten E-Mails als „Aktivität“* zu entsprechenden Datensätzen* über die WhatId* („Account“, „Opportunity“ und Benutzerdefinierte Objekte) und WhoId* („Lead“ und „Kontakt“).

Der Betreff der E-Mail ist das Thema der „Aktivität“ und der Inhalt wird auf einer Visualforce Seite* angezeigt. Der Status der „Aktivität“ wird, bis auf eine Ausnahme, die in Kapitel 5.3 erläutert wird, als beendet markiert. Es werden auch andere Informationen, wie die Adresse des Senders, CC Adressen, Datum usw. angezeigt und dem Datensatz zugeordnet.

1.2. Die Oberfläche von cloudworx.receive

Schauen wir uns die Oberfläche von cloudworx.receive einmal an.

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Gehen wir die Registerkarten einzeln durch.

2.1. E-Mail

cloudworx.receive braucht Zugang zu deinem E-Mail-Klienten, und dafür muss es IMAP* nutzen. cloudworx.receive muss auf das Postfach jedes Benutzers zugreifen, daher musst du die E-Mail-Adresse, sowie das Passwort bereitstellen. Damit die Benutzer nicht ihre privaten Passwörter verwenden müssen, empfehlen wir dringend, ein App-Passwort* in deinem E-Mail-Anbieter zu benutzen. App-Passwörter erlauben Apps und Geräten, auf deinen E-Mail-Account zuzugreifen, wenn die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist. Dein E-Mail-Anbieter wird dir alle dazu nötigen Informationen geben können. Allerdings ist es wichtig, anzumerken, dass nicht alle E-Mail-Anbieter diese Funktion unterstützen. Wir können daher keine Verantwortung für die Konfiguration oder Einschränkungen auf Seiten des Providers übernehmen.

2.2. Salesforce-Version

Für die Installation von cloudworx.receive benötigst du eine Salesforce-Enterprise-Version, die API*-fähig ist.

3.1. Lightning-Experience-Datensatzseiten

cloudworx.receive loggt E-Mails als „Aktivität“. Alle E-Mails werden also in der „Aktivität“-Sektion einer „Lightning-Experience-Datensatzseite“ dargestellt. Es muss überprüft werden, dass die „Lightning-Komponente“ „Aktivitäten“ verfügbar ist:

a. Suche dafür im Setup nach „Lightning-Anwendungsgenerator“.

b. Bearbeite die gewünschten Seiten.

c. Füge die „Lightning-Komponente“ „Aktivitäten“ in die Seite ein, wo die E-Mails dargestellt werden sollend. Gehe auf „speichern“.

cloudworx.receive bietet die Möglichkeit an, E-Mails als Salesforce Standard E-Mail-Messages oder als "Aktivität". Als Standard werden sie als E-Mail-Messages gelegt und du hast also alle Funktionen, wie weiterleiten, antworten, usw. zur Verfügung.

3.2. Aufgaben-Datensatz-Typen

Wenn du versendete E-Mails als "Aufgabe" speichern willst, ist dieser Schritt notwendig. Wenn das nicht der Fall ist, kannst du dieser Schritt überspringen.

E-Mails können von cloudworx.receive als Aktivitäten mit dem „Datensatztyp“* „E-Mail“ und einem zugehörigen Seiten-Layout mit dem Paket geloggt werden. Um sicherzustellen, dass andere Aktivitäten mit dem entsprechenden Layout geloggt werden, erstelle einen Datensatztyp unter dem Objekt* „Aufgabe“, wenn du noch keine konfiguriert hast, und lege eine für das Standard-Layout für Aktivitäten fest. Wenn du schon ein Aufgaben-Datensatztyp-Seitenlayout konfiguriert hast, kannst du diesen Schritt überspringen.

a. Suche dafür im Setup nach „Objekt-Manager“, dann nach „Aufgabe“.

b. Gehe auf „Datensatztypen“, erstelle einen neuen und konfiguriere die entsprechende Auswahllisten.

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3.3. Feldebenensicherheit

cloudworx.receive nutzt ein Verschlüsselungsfeld, um die Passwörter zu speichern, was für mehr Sicherheit sorgt. Um sicherzugehen, dass alle für cloudworx.receive relevanten Passwörter und geheimen Felder für den Server zugriffsbereit sind, erstelle einen Berechtigungssatz*.

a. Gib dafür im Setup „Berechtigungssätze“ ein. Klicke auf „Neu“ und gib eine Beschreibung ein. Der API-Name wird dann automatisch ausgefüllt.

b. Wenn du gerne bestimmen würdest, ob es Einschränkungen für die Profile geben soll, wähle die entsprechende Lizenz für den Benutzer, der in Kommunikation mit dem cloudworx.receive API sein wird (wahrscheinlich der Systemadministrator). Gehe auf „Speichern“.

c. Klicke auf „Weiter“ und wähle aus dem Berechtigungssätze-Überblick „System-Berechtigungen“.

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d. Klicke in der Übersicht über die System-Berechtigungen auf „Bearbeiten“ und suche nach oder scrolle zu „Verschlüsselte Daten anzeigen“ und füge unter „Zuweisungen verwalten“ die Benutzer hinzu, die in Kommunikation mit der API sein werden.

e. Klicke dann auf „Fertig“.

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3.4. Passwort-Konfiguration

cloudworx.receive muss sich mit dem Benutzer einloggen, der in Kommunikation mit der Schnittstelle ist. Das bedeutet, dass das Passwort und der Sicherheitstoken immer aktuell sein müssen. Wenn es den Passwortrichtlinien deines Unternehmens entspricht, empfehlen wir folgende Einstellungen einzurichten, um eine erneute Authentifizierung zu vermeiden (Schritt 4.4).

a. Gehe zum Setup.

b. Tippe in die Schnellsuche „Profile“ ein. Klicke dann auf der Liste auf ein Profil, das mit cloudworx.receive in Kommunikattion ist.

c. Gehe in der daraufhin erscheinenden Liste auf „Kennwortrichtlinien“. Ändere dann die Einstellung „Benutzerkennwörter laufen ab in“ auf „Läuft nie ab“ und die Einstellung „Maximal zulässige ungültige Anmeldeversuche“ auf „Keine Obergrenze“.

3.5. E-Mail-Vorlagen-Konfiguration

Alle aus Salesforce gesendeten E-Mails müssen von cloudworx.receive erkannt werden. Um das zu ermöglichen, füge zu jeder E-Mail-Signatur oder Vorlage ein Mergefeld* hinzu, das den Identifikator enthält, den du tracken möchtest.

Wenn du cloudworx.send verwendest, musst du nur prüfen, dass der folgende Ausschnitt in deiner E-Mail-Vorlage bereitgestellt ist. Dieser Ausschnitt ist bei der Installation von cloudworx.send standardmäßig verfügbar:

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Dieser wird mit der Salesforce-ID ersetzt, damit cloudworx.receive weiß, nach welchen E-Mails es Ausschau halten muss und in welchem Datensatz die E-Mail geloggt werden soll.

Wenn du Salesforce Standard-E-Mails benutzt, musst du nicht die Ids von den Records, aus welchen du E-Mails sendest, hinzufügen, da genau das von Salesforce gespeichert wird. Die WhoId („Kontakt“ oder „Lead“) wird automatisch von cloudworx.receive gesucht und zu dem entsprechenden Datensatz geloggt. Wenn du eine Referenz oder einen Identifikator tracken willst, der nicht Standard in Salesforce verfügbar ist, musst du sicherstellen, dass sie in der Vorlage integriert sind.

5.1. Allgemeine Konfiguration

a. Suche dazu zum App-Launcher* die Anwendung „cloudworx.receive“.

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b. Du wirst auf dem Tab „Konfigurationen“ landen. Wir müssen einen einzigen Datensatz* dazu berechtigen, cloudworx.receive nutzen zu können. Gehe dazu auf „+ Neu“. Gib die E-Mail-Adresse ein, an die alle Fehlermeldungen gesendet werden sollen und wähle aus, ob E-Mails als E-Mail-Messages oder Aufgaben gespeichert werden sollen.

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c. Wenn du E-Mails als Aufgaben speichern möchtest: Da E-Mails als beendete „Aktivitäten“ geloggt werden, musst du den Status festlegen, den du für offene Aufgaben, und den, den du für beendete „Aufgaben“ verwenden willst. Der Standard ist „Open“ (Offen) für offene „Aufgaben“ und „Completed“ (Abgeschlossen) für beendete Aufgaben.

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Du hast auch die Option, cloudworx.receive zu deaktivieren. Wenn du die Basis-Konfiguration abgeschlossen hast, gehe auf „Speichern“.

Sobald der Datensatz gespeichert ist, kannst du alle verknüpften Datensätze sehen. Das ganze Setup bezieht sich nun auf den Datensatz, den du gerade erstellt hast.

5.2. Benutzer-Konfiguration

Jetzt musst du die Benutzer festlegen, die cloudworx.receive verwenden werden. Gehe auf den gerade neu erstellten Datensatz und „Imap Settings“. In diesem Datensatz konfigurierst du die Benutzer. Ein Datensatz entspricht einem Benutzer. Beginne mit der Wahl des Benutzers, für den du cloudworx.receive konfigurierst und trage seine E-Mail-Adresse ein. Als Nächstes gibst du den IMAP Server ein, den IMAP User (Benutzer) und das IMAP Passwort. Der IMAP-Order bleibt optional. Du kannst in dieses Feld den Namen eines speziellen Ordners in deinem E-Mail-Postfach eingeben, von dem die E-Mails importiert werden sollen. Wenn das Feld leer bleibt, wird cloudworx.receive E-Mails vom allgemeinen Postfach importieren.

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5.3. Objekt-Konfiguration

Sobald du mit der Eintragung aller Benutzer fertig bist, musst du noch bestimmen, welche Objekte für cloudworx.receive aktiviert werden sollen. Dies tust du mit einem sogenannten „Mapping“*-Objekt.

a. Gehe in dem E-Mail-Konfigurations-Datensatz bei „Mappings“ auf „Neu“ und auf „Mappings“.

Auf Objekten kannst du E-Mails durch die Salesforce-Datensatz-Id tracken oder durch einen anderen Identifikator*, der ein eindeutiges Standard-Muster verwendet. Wenn deine Firma zum Beispiel Klienten-Referenzen mit einer bestimmten Anzahl von Zahlen benutzt, könntest du diese verwenden, um E-Mails zu einem bestimmten „Account“ zu loggen.

Schauen wir uns die Felder einmal genauer an.

Hier ist ein Beispiel für die Nachricht und die Fehlermeldung:

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In diesem Beispiel würde bei einer E-Mail mit dem Satz „The email was sent with the following result: Success" nur der „Success“-Teil im Datensatz in Salesforce gespeichert werden. Das Ergebnis wäre dasselbe, wenn „Success“ mit „Error“ ersetzt würde, der einzige Unterschied besteht darin, dass eine Handlungsaufforderung erstellt wird.

Hier ist ein Beispiel für einen „Mapping“-Datensatz:

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5.4. Authentifikation

Wenn du mit der Konfiguration von Benutzern und Objekten fertig bist, gehe auf den „Konfiguration“-Datensatz. Klicke auf den „Authenticate“-Button. Deine Instanz wird authentifiziert und cloudworx.receive ist bereit.

Wenn das mit den Passwort-Richtlinien deiner Firma nicht vereinbar ist, musst du cloudworx.receive immer dann neu authentifizieren müssen, sobald du dein Passwort änderst.