1. Einführung

cloudworx.calendar ermöglicht die nahtlose Erstellung von Salesforce-Ereignissen aus Standard- oder benutzerdefinierten Salesforce-Objekten. Das Tool generiert automatisch Kalendereinträge auf Grundlage deiner Datensätze und stellt so sicher, dass wichtige Aktivitäten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand erfasst und in Salesforce angezeigt werden. Dies hilft Teams, organisiert zu bleiben, verbessert die Genauigkeit der Terminplanung und sorgt dafür, dass Kalender mit Ihren Geschäftsprozessen abgestimmt sind.

Erstellte Ereignisse können auch über Salesforce Einstein Activity Capture oder AppExchange-Tools von Drittanbietern mit Microsoft Outlook® oder Google Calendar™ synchronisiert werden, was eine noch größere Effizienz ermöglicht und sicherstellt, dass deine Salesforce-Daten vollständig in deine täglichen Arbeitsabläufe integriert sind.

Diese Dokumentation enthält detaillierte Informationen über das Tool und beschreibt alle notwendigen Schritte für die erfolgreiche Installation und Konfiguration von cloudworx.calendar.

Hast du weitere Fragen oder benötigst du Hilfe beim Einstieg? Sende uns einfach eine E-Mail an support@cloudworx.agency und wir helfen dir gerne weiter.

2. Installation und Setup

3. Konfiguration

Der Konfigurationsdatensatz ist das Kontrollzentrum der App. Hier werden Aufgaben wie die Aktivierung des Prozesses der automatisierten Ereigniserstellung, die Deaktivierung des gesamten Pakets sowie die Fehlerbehandlung ausgeführt.

Ein Konfigurationsdatensatz besteht aus folgenden Feldern:

Hinweis: Wir empfehlen, den Debug-Modus nur nach Rücksprache mit dem Support von cloudworx.calendar zu aktivieren, da dadurch sensible Daten für andere Systemadministratoren sichtbar werden können. Darüber hinaus werden durch die Aktivierung dieser Einstellung auch Erfolgsergebnisse erstellt, was zu Verunreinigungen führen und es dem Administrator erschweren kann, Fehler leicht zu finden.

Um cloudworx.calendar zu aktivieren, ist es wichtig, dass die geplanten Aufgaben nur automatisiert über die Schaltflächen „Activate Schedule“ und „Deactivate Schedule“ im Konfigurationsdatensatz erstellt werden. Das Löschen oder Erstellen von geplanten Aufgaben für diese App mit Apex oder anderen Mitteln kann zu Fehlern führen, die schwer zu erkennen und zu beheben sind.

4. Mappings

Um Salesforce-Ereignisse aus Datensätzen zu erstellen, muss ein Mapping erstellt werden. Auf diese Weise können die Felder, die für die Erstellung der Ereignisse verwendet werden sollen, den richtigen Feldern in Ihren Ereignisdatensätzen zuordnen.

Klicke dazu auf die Registerkarte „Mappings“ und dann auf „Neu“. Anschließend kannst du einen Namen, den API-Namen des Objekts, von dem Ereignisse erzeugt werden sollen, sowie eine Kalender-ID eingeben. Die Kalender-ID wird genutzt, um das Mapping zum Kalender eines Benutzers oder zu einem öffentlichen Kalender zuzuordnen. Dafür hast du zwei Möglichkeiten:

• Benutzer ID, wodurch die erstellten Ereignisse dem Benutzer zugewiesen werden, und im Kalender des Benutzers unter "Meine Ereignisse" angezeigt werden
• öffentliche Kalender ID, bei welcher folgende Schritte beachtet werden müssen:
  • Um einen öffentlichen Kalender zu erstellen, gehe zu „Einstellungen“ → „Unternehmenseinstellungen“ → „Kalendereinstellungen“ → „Öffentliche Kalender und Ressourcen“. Klicke in der Liste „Öffentliche Kalender“ auf die Schaltfläche „Neu“. Hier kannst du einen Namen vergeben und den Kalender aktivieren.
  • Klicke unter „Aktionen“ auf „Freigabe“. Hier kannst du auswählen, welche öffentlichen Gruppen, Rollen oder Benutzer Zugriff auf den Kalender haben. Wenn ein Benutzer nicht in der Freigabe enthalten ist, kann er den Kalender nicht sehen.

Klicke danach auf "Speichern" um das Mapping zu erstellen.

Auf dem Mapping-Datensatz gibt es dann folgende Felder:

Außerdem gibt es noch folgende verwandte Listen (Related Lists):

5. Mapping Conditions

Um zu filtern, welche Datensätze in den Prozess der Ereigniserstellung einbezogen werden sollen, können Mapping Conditions definiert werden. Eine Mapping Condition filtert alle Datensätze basierend auf konfigurierbaren Eigenschaften und führt das Mapping dann nur für Datensätze aus, die die Bedingungen erfüllen.

Um eine Mapping Condition zu erstellen, klicke auf "Neu" in der entsprechenden Liste auf Ebene des Mapping-Datensatzes.

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Hier musst du nun folgende Felder definieren:

Für "Condition Value" gelten folgende Formate:

• "YYYY-MM-DD" oder "YYYY-MM-DD HH:MM:SS" für Datums- oder Datum- und Zeitfelder
• Für Dezimalzahlen: "." als Separator, beispielweise "97.5"
• Für boolsche Werte: TRUE, FALSE

Für den Operator gibt es folgende Optionen:

• <, >, <=, >=, = und != für Felder vom Typ Date, DateTime und Dezimalwerte
• = und != für alle anderen Felder
• 'Contains' und 'Not Contains' für Felder vom Typ String/Text

Auch für Mapping Conditions werden Feldnamen vor der Speicherung validiert, falsche Feldnamen werden in einem Fehler enden.

Hinweis: Ein Salesforce-Datensatz kann nur in genau einem Kalender angezeigt werden. Um Fehler beim Mapping zu vermeiden, müssen Mapping Conditions so definiert werden, dass sich alle Mappings gegenseitig ausschließen. Beispiel: "Name contains Test" und "Name not contains Test".

6. Results

Für eine bessere Übersicht werden die meisten im Hintergrund ausgeführten Aktionen in einem zu diesem Zweck eingerichteten „Result“-Datensatz gespeichert. Dadurch lassen sich im Hintergrund oder automatisch ausgeführte Aktionen nachverfolgen.

Eine Liste dieser Results findest du auf der Registerkarte „Results“. Bei Erfolg und aktiviertem „Debug-Modus“ in der Konfiguration wird die Meldung „Erfolgreich“ angezeigt. Im Falle eines Fehlers wird der entsprechende Fehler angezeigt.

Ein Result-Datensatz enthält die folgenden Felder:

Hinweis zum Freigeben von Speicherplatz: Mit der Schaltfläche "Clear" kann aus jeder Listenansicht der Result-Datensätze Speicherplatz freigegeben werde, der im Laufe der Zeit durch neue Result-Datensätze belegt wurde. Bitte beachte, dass bei Verwendung dieser Schaltfläche immer alle Result-Datensätze gelöscht werden, unabhängig von der aktuellen Listenansicht.

7. Fehlerbehandlung

Sollten bei der Erstellung von Ereignissen Fehler auftreten, werden diese in Result-Datensätzen geloggt. Zu diesen Fehler gehören Probleme bei der Validierung obligatorischer Felder, ungültige Datums- und Uhrzeitkonfigurationen, fehlende oder falsche Feldzuordnungen, sowie Berechtigungsfehler oder allgemeine Fehler bei der Speicherung oder Löschung von Ereignissen. Diese Fehler beinhalten in den meisten Fällen Informationen über Fehlertyp und -quelle im zugehörigen Result-Datensatz, wodurch dir die Suche nach dem Fehler erleichtert wird.

Bei manchen Fehlern wird sicherheitshalber automatisch das zugehörige Mapping deaktiviert, um weiteren Fehlern vorzubeugen.

Sollte ein Fehler auftreten, dessen Fehlermeldung nicht eindeutig ist, schreibe gerne eine Email inklusive Screenshot der Fehlermeldung an support@cloudworx.agency

8. Glossar