Wirf einen kritischen Blick auf den Weg, wie potentielle Interessenten Kontakt zu euch herstellen. Und wie diese im Anschluss daran bearbeitet werden. Denn Vorsicht: hier zeigen sich Fallstricke, die es unbedingt zu vermeiden gilt. Zu viel Heterogenität bei der Art der Kontaktaufnahme stellt euer Vertriebsteam vor organisatorische Herausforderungen. Generierte Leaddaten werden auf technisch unterschiedlichsten Wegen bereitgestellt. Die Übernahme in weiterverarbeitende IT-Infrastruktur erfolgt manuell, über Leadlisten. Besonders ineffizient: die manuelle Bearbeitung dieser Kontakte.

Die Lösung: Bietet euren Kunden individualisierte Landingpages und Webformulare mit direktem Draht in euer Salesforce-System. Eure Interessenten werden nahtlos in euren IT-Prozess überführt und ohne Zeitverzug direkt bearbeitet. Idealerweise automatisiert. Für eine optimale Conversion.

Euer IT-System deckt den Vertriebsprozess perfekt ab, mehr aber nicht? Denke auch an eure operativen Prozesse. Denke auch an eure Buchhaltung. Oft finden diese Prozesse spärlich abgedeckt und außerhalb bestehender IT-Infrastruktur statt. Oder in Drittsystemen, die über manuelle Schnittstellen befüttert werden. Das verursacht Fehler und kostet Zeit. Nicht abgedeckte Prozessabschnitte, die auf Excel oder – schlimmstenfalls – dem Kopf eines alteingesessenen Mitarbeiters beruhen, stellen zudem ein großes Risiko für liegengebliebene Vorgänge dar.

Die Lösung: Sorgt für eine umfassende Abdeckung eurer Unternehmensprozesse in Salesforce. Und sorgt dafür, dass möglichst kein Systembrüche den Fortschritt von Vorgängen behindern. Das sorgt dafür, dass sich eure Mitarbeiter auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können. Und steigert nachhaltig eure Effizienz.

Was war gleich nochmal der nächste Schritt? Was muss ich alles erledigen? Welche Vorgänge müssen gerade bearbeitet werden? Stellen sich eure Mitarbeiter Fragen dieser Art hat das genau eine Ursache: mangelndes Aufgabenmanagement. Ein gutes Aufgabenmanagement leistet, dass es keine offenen Vorgänge in eurem Prozess gibt, welche nicht mit mindestens einer konkreten Aufgabe für eine konkrete Person versehen sind. Automatisiert. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass keine Prozessleichen entstehen. Konkret Vorgänge, für die sich niemand mehr verantwortlich fühlt, obwohl sie sich noch mitten in Bearbeitung befinden. Eigentlich. Viele Prozessleichen füllen einen regelrechten Effizienzfriedhof. Und dieser kostet euch bares Geld.

Die Lösung: Mehr Effizienz erreichst du durch die Vermeidung von Prozesslücken. Wir empfehlen dazu grundsätzlich zwei unterschiedliche Vorgehensweisen: delegiert offene Punkte über konkrete Aufgaben oder Listen innerhalb eures Salesforce-Systems. Beide Vorgehensweisen haben ihre individuellen Vor- und Nachteile. Beide haben Ihre Daseinsberechtigung. Welches davon ihr einsetzt, ist daher zweitrangig, sofern ihr es nur grundsätzlich tut.

Unser Zeitfresser #1: die manuelle Erzeugung von Dokumenten. Jeder von uns musste schon mindestens einmal ein Angebot, eine Präsentation, eine Rechnung manuell erzeugen. Eingabefehler, der Kampf gegen die Formatierung, die Konvertierung ins richtige Endformat. All das frisst vor allem eins: Zeit.

Die Lösung: Ermöglicht euch und euren Mitarbeitern die voll- oder teilautomatisierte Erzeugung von Dokumenten. Direkt aus Salesforce heraus. Was bisher Stunden benötigt, wird vom System per Klick oder völlig selbständig innerhalb weniger Sekunden erledigt. Ob Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung oder Liquiditätsplanung.

Jeden Tag die gleiche Leier? Bitte nicht! Ob Follow-up-E-Mail im Vertrieb, das Begleitschreiben zur Rechnung oder Informationen über wichtige Neuigkeiten: sich täglich wiederholende Korrespondenz immer neu zu verfassen ist nicht nur unglaublich zeitraubend. Es führt auch zu Frust, denn unser Kopf strebt nach sinnvoller Tätigkeit. Wichtig zudem in diesem Kontext: die saubere Dokumentation ausgehender Korrespondenz. Fehlt diese, kostet das eure Mitarbeiter wertvolle Zeit bei der Einarbeitung in zu bearbeitende Vorgänge.

Die Lösung: Vermeidet unnötige manuelle Aufwände durch sinnvolle Automation und intelligente Standards. In Salesforce hinterlegte Templates ersparen euren Mitarbeitern das immer und immer wieder manuelle Verfassen derselben E-Mails oder Briefe. Der Versand erfolgt per Klick - oder vollautomatisiert. Und wird in eurem System dokumentiert.

Wir knüpfen an den vorigen Punkt an: automatisierter E-Mail-Versand ist wichtig. Ebenso die Dokumentation ausgehender Korrespondenz. Für eine gute Nachvollziehbarkeit eurer Vorgänge ist der Verlauf und die kontextbezogene Dokumentation eingehender Nachrichten jedoch mindestens ebenso wichtig. Man denke an den Buchhaltungsmitarbeiter, der die E-Mail-Antwort des Kunden auf die Mahnung nicht wahrnimmt und mit dem Kunden telefoniert. Das kostet Nerven, Kunden und Zeit.

Die Lösung: Sorgt dafür, dass eingehende Korrespondenz automatisch den richtigen Vorgängen in Salesforce zugeordnet wird. Indem ihr E-Mail-Postfächer oder Mobilfunknummern (SMS) automatisiert überwacht. Der zuständige Mitarbeiter hat Nachrichten von Kunden, Dienstleistern oder Lieferanten immer im Blick, immer im direkten Kontext des jeweiligen Vorgangs.

Was passiert mit einem Prozess, bei dem niemand mehr genau weiß, wie der aktuelle Stand ist und wie es weitergeht? Korrekt: er bleibt hängen (wir hatten das oben bereits thematisiert). Die Vermeidung solcher Prozesslücken zählt zu einer der wichtigsten Aufgaben, für die wir uns bei der Beratung unserer Kunden in der Verantwortung sehen. Und eine Prozesslücke, mit der erfahrungsgemäß jeder schonmal zu kämpfen hatte, ist die Bearbeitung von Zahlungseingängen. Die Durchforstung von Kontoauszügen auf der Suche nach DER einen Zahlung kann kostbare Zeit fressen.

Die Lösung: Automation schafft hier Abhilfe. Die Grundlage dafür ist die Bereitstellung von Konto-Transaktionsdaten in eurem Salesforce-System. Über Automatismen sorgt ihr dafür, dass Zahlungen automatisiert den richtigen Vorgängen zugeordnet werden können. Und zahlt ein Kunde mal nicht, versendet ihr automatisiert Mahnungen. Und spart so richtig viel Zeit.

Angepasste Objekt- und Datenstruktur: passt. Individuelles Rechte- und Rollenkonzept: Haken dran. Passende Konfiguration der Nutzeroberfläche: ist erledigt. Gut, wenn eure IT-Infrastruktur diesen Stand erreicht hat. Denn damit sind 80% an unverzichtbarer Grundlagenarbeit getan. Das System kann eingesetzt werden. Nun, wo ist der Fehler? Manche Unternehmen neigen dazu, in diesem Stand zu verharren. Übersehen dabei dann aber, dass die geleisteten 80% Grundlagen nur ca. 20% des möglichen Optimierungs- und Effizienzpotentials nutzen. Denn was neben der Pflicht noch fehlt, ist die Kür. Und die heißt auch in Salesforce „Automation“.

Die Lösung: Durch lückenlose Prozessführung, automatisierte Dokumentenerstellung, automatisierten E-Mail-Versand, Buchhaltungsautomation, Marketing Automation etc. lassen sich die fehlenden 80% erschließen. Und das, davon sind wir überzeugt, wird eurem Unternehmen einen weiteren Boost in Sachen Effizienz geben. Nutzt diese Chance.

Nun ja, Automation ist wichtig (siehe voriger Abschnitt). Sie kann jedoch bei übermäßigem Genuss Unverträglichkeitsreaktionen hervorrufen. Heißt konkret: sie kann bei falscher Anwendung eurem Unternehmen schaden. Wieso? Werfen wir einen gemeinsamen Blick in die Systemtheorie. Diese unterscheidet Aufgaben in „komplex“ und „kompliziert“. Während bei komplizierten Aufgaben der Weg zum Ziel eindeutig ist, sie also mit Wissen lösbar sind und das Ergebnis vorhersehbar ist, verhält es sich bei komplexen Aufgaben völlig anders. Hier ist der Weg zum Ziel situativ abhängig jedes Mal ein anderer, das Ergebnis ist nicht vorhersehbar und Wissen hilft nur bedingt. Was mehr zählt, ist Erfahrung. Der Fehler, der hier viel zu oft begangen wird: Unternehmen automatisieren komplexe Aufgaben - und nehmen ihren Mitarbeitern dadurch die Möglichkeit, dort individuelle Entscheidungen zu treffen, wo sie für eine erfolgreiche Bewältigung der Aufgabe aber dringend benötigt werden. Das Ergebnis: ausbleibender Erfolg, frustrierte Mitarbeiter, umgangene Prozesse. Ineffizienz.

Die Lösung: Konzentriert euch auf die Automation der komplizierten Aufgaben und schafft Entscheidungs- und Handlungsspielräume in komplexen Bereichen.

Führen wir die Checkliste aus dem vorigen Punkt fort und gehen wir davon aus, dass ihr auch die Automation der wesentlichen (und richtigen) Aufgaben in eurem System erledigt habt. Dann beglückwünschen wir dich zu allererst (weil so weit die wenigsten kommen). Und stellen kritisch eine letzte Frage: nämlich die, nach der Usability eurer Prozessoberfläche. Viele unserer Kunden neigen (ohne weitere Unterstützung) dazu, diesen Punkt - sagen wir - stiefmütterlich zu behandeln. Und das ist ein großer Fehler: denn auch hier birgt sich immenses Effizienzpotenzial.

Die Lösung: Fragt euch, ob kontextbezogen die richtigen Informationen verfügbar sind. Ist klar einsehbar, was als Nächstes zu tun ist und vor allem wie diese Aufgabe erledigt werden kann? Sind für die Erledigung einer Aufgabe 1 oder 4 Klicks notwendig? Die Standardoberfläche von Salesforce ist gut, nicht perfekt. Sie lässt sich jedoch sehr individuell anpassen. Tut dies! Auch wenn die Netto-Bearbeitungszeit eurer Unternehmensprozesse (von Mitarbeitern verbrauchte Zeit) durch vorgenannte Punkte bereits stark reduziert wurde: eine gute Usability kann Verbesserungen von weiteren 50% und mehr bewirken. Lasst diesen Aspekt nicht außen vor.

Wir analysieren gemeinsam deine Unternehmensprozesse und gehen diese Schritt für Schritt durch. Besonderes Augenmerk legen wir dabei auf die Punkte, die für dich und deine Mitarbeiter den größten manuellen Aufwand bedeuten.

Gemeinsam überlegen wir uns ein "Digitales Ideal", also einen Prozess, wie er für dein Unternehmen effizient ist. Dabei bringen wir unsere langjährige Erfahrung ein und geben Tipps, die sofort angewendet werden können.

Wir gleichen mit technischen Best Practices ab und entwickeln eine realisierbare und sinnvolle Strategie zur Umsetzung deiner Ideen. Du wirst exakt wissen, welche Möglichkeiten du hast und was genau zu tun ist.