Wie die Implementierung von Salesforce ein voller Erfolg wird

Die Implementierung von Salesforce ist eine Mammutaufgabe. Nicht nur muss ein neues System aufgesetzt werden, sondern es müssen auch bestehende Prozesse skizziert und hinterfragt werden. Wir geben dir Hilfestellung, damit die Implementierung ein voller Erfolg wird.

Verantwortlichkeiten klären und Aufgaben verteilen

Der erste Schritt ist getan. Salesforce-Lizenzen wurden gekauft und jetzt kann die Implementierung losgehen. Allerdings müssen davor noch alle Verantwortlichen ins Boot geholt werden.

Hierbei ist eine Frage zentral: Wer setzt die Implementierung technisch um? In den wenigsten Unternehmen wird es eine Person geben, die sich mit Salesforce Development auskennt. Deshalb ist es hier wichtig, sich einen Salesforce Partner zu suchen. Wie du den richtigen Partner findest, erklären wir dir in diesem Artikel.

Der wichtigste Ansprechpartner für den Salesforce Partner ist der Projektmanager für die Salesforce Integration. Der Projektmanager muss selbst kein Salesforce Administrator sein. Er muss noch nicht mal unbedingt in Salesforce gearbeitet haben. Wichtig ist, dass der die Unternehmensprozesse in- und auswendig kennt, technisches Interesse hat und ein guter Kommunikator ist. Wenn er sich jetzt auch noch gut mit dem Salesforce Partner versteht, umso besser. Der Projektmanager sollte nach Möglichkeit in Vollzeit an diesem Projekt arbeiten. Im Idealfall übernimmt er auch die Administration von Salesforce und ist somit Ansprechpartner für alle Mitarbeiter. Ein guter Salesforce Partner kann dem Projektmanager alles beibringen, was er für die Administration wissen muss.

Die Geschäftsführung ist ein wichtiger Faktor, wenn es um die Salesforce-Integration geht. Mit ihr steht und fällt das Projekt. Sie muss klar festlegen, was der finanzielle Rahmen ist, in dem sich die Implementierung bewegen darf und, damit einhergehend, welche Prozesse abgebildet werden sollen.

Zu guter Letzt sind die Mitarbeiter entscheidend dafür, ob das Projekt zu einem Erfolg wird. Jeder einzelne muss motiviert sein, das neue System einzusetzen. Und: keiner kennt die Arbeitsabläufe besser als die Mitarbeiter. Wird ein Prozess implementiert, der von den Bedürfnissen und den normalen Abläufen abweicht, wird der Prozess umgangen, worunter sowohl die Effizienz als auch die Motivation leiden. Die wichtigsten Mitarbeiter sollten deshalb schon frühzeitig in die Prozessfindung eingebunden werden und auch nach der Integration nicht allein gelassen werden.

Probleme ermitteln und Prioritäten setzen

Der erste Schritt besteht darin, die bestehenden Prozesse aufzuschreiben. Hier eignet sich ein Flow Diagramm Tool, wie es beispielsweise lucidchart anbietet. Hierzu sollten Mitarbeiter aller Abteilungen sowie die Geschäftsführung mit einbezogen werden. Anschließend kann geprüft werden, ob es Gemeinsamkeiten bei Prozessen gibt. Hier ergibt sich schon eine gute Möglichkeit, gewachsene Prozesse zu analysieren, Ausnahmen zu analysieren und den Prozess gegebenenfalls zu verschlanken.

Ist der Prozess skizziert, kann geprüft werden, wo die größten Probleme bestehen. Diese Probleme können anschließend kategorisiert werden, z.B. ob ein Prozess ein Zeitfresser ist oder es nur unzureichende Verantwortlichkeiten gibt.

Anschließend wird, gemeinsam mit dem Salesforce Partner, eine Priorisierung der Probleme vorgenommen. Hierbei wird dann, ausgehend von der Priorisierung, festgelegt, welche Prozesse bzw. Teilprozesse in Salesforce abgebildet werden sollen. Außerdem kann überlegt werden, ob bestehende Systeme durch Salesforce ersetzt werden oder in Salesforce integriert werden. Hierbei gibt es drei Faustregeln:

  • Ist eine Integration möglich, d.h. gibt es Schnittstellen oder anderweitige Möglichkeiten, Daten auf einfach Weise zwischen den Systemen zu synchronisieren?
  • Ist das System stark spezialisiert und werden alle diese Funktionen auch genutzt?
  • Wie ist das Verhältnis von Kosten (und Folgekosten) der Implementierung zu den derzeit anfallenden Kosten, zum Beispiel für Lizenzkosten?

Weitere Themen die wichtig sind, ist zum einen die Rechtethematik. Welcher User hat welche Rechte im neuen System. Außerdem wichtig sind die Automationen, die Zeitfressern den Kampf ansagen. Viele Aufgaben, wie zum Beispiel die Erstellung von Angeboten und Rechnungen lassen sich ohne Probleme automatisieren und sparen so viel Zeit und Nerven.

Anschließend hat der Salesforce Partner genug Informationen, um ein Konzept zu erstellen. Das schafft Klarheit über Umfang der Implementierung und über die entstehenden Kosten.

Kommunikation während der Umsetzung

Ist der Umfang der Implementierung klar und hat der Salesforce Partner die Freigabe der Geschäftsführung, beginnt die Umsetzung.

Während der Umsetzung ist eine ständige Kommunikation des Salesforce Partners mit dem Projektmanager das A und O. Der Salesforce Partner wird, mit seiner Erfahrung, viele Probleme, die während der Entwicklung aufkommen, durch Interpretation lösen. Wichtige Fragen, die sich zum Beispiel auf die Datenstruktur auswirken, müssen allerdings schon während der Umsetzung geklärt werden.

Auch ein ständiger Austausch über den Status des Projekts ist für den Kunden wichtig, um die weiteren Schritte planen zu können.

Nach der Umsetzung ist vor der Umsetzung

Nach der Umsetzung muss das neue System getestet werden. Einerseits vom Projektmanager, der alle Prozesse kennt, andererseits aber auch von anderen Mitarbeitern, die jeden Tag in Salesforce arbeiten werden. In dieser Phase ist meistens noch kein produktives Arbeiten nur in Salesforce zu empfehlen. Eine gewisse Zeit sollte der alte Prozess parallel laufen. Zum einen zeigt sich dadurch, welche Lücken es evtl. noch in den Salesforce-Prozessen gibt, zum anderen merken die Mitarbeiter aber auch schnell, wie viel schneller vieles in Salesforce umgesetzt werden kann.

Parallel müssen Mitarbeiter geschult werden. Dies übernimmt entweder direkt der Salesforce Partner, oder der Projektmanager, der sein Wissen vom Salesforce Partner hat. Begeisterung für das neue System zu wecken ist hier sehr wichtig.

Anschließend müssen Altdaten, falls nötig, in Salesforce importiert werden. Salesforce bietet hierzu mehrere Schnittstellen, die den Import möglich machen. Der Umfang dieses Imports wurde im besten Fall bereits bei der Planung berücksichtigt.

Nachdem nun alle Daten im System sind, alle Mitarbeiter top motiviert in Salesforce arbeiten und die Produktivität und Effizienz steigen, werden nun nach und nach all diejenigen Prozesse umgesetzt, die weiter unten auf der Prioritätenliste stehen.

Der Autor

Daniel Ebel

Consulting Developer

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Als Mitarbeiter der ersten Stunde kennt Daniel die Prozesse unserer Kunden wie seine Westentasche und freut sich, vermeintlich komplexe Tätigkeiten zu vereinfachen. Studiert hat der gebürtige Pfälzer Diplom-Anglistik (mit wirtschaftswissenschaftlicher Qualifikation) in Mannheim, bevor es ihn nach München verschlug. Somit ist er ein klassischer Quereinsteiger, weswegen er sich nicht nur super mit Softwareentwicklung und Businessprozessen auskennt, sondern auch mit allem, was die Geisteswissenschaft so zu bieten hat. In seiner Freizeit unternimmt Daniel am liebsten etwas mit der Freundin und seinen zwei Söhnen, Emil und Jona, oder engagiert sich im Verein.