Tipps für dein Homeoffice

Die aktuelle Corona-Krise stellt die Firmenwelt weltweit auf eine harte Probe und führt uns auf extreme Weise vor Augen, wie viel oder wenig Zeit, Gedanken und Geld in den letzten Jahren in das Thema Digitalisierung investiert wurde.

Ein fester Arbeitsplatz hat genauso seine Vorteile wie ein flexibler. Was wem eher liegt, ist zu einem Drittel Geschmacks- und Charakterfrage, aber zu zwei Dritteln eine Frage der digitalen Firmenstruktur. Vielen Unternehmen fehlt ein zentrales System, in dem sämtliche Prozesse zentral verwaltet werden können.

Wie es bei vielen Firmen noch der Fall ist, ist die Verwendung eines lokalen Servers für einen flüssigen Prozess absolut hinderlich. Excel-Tabellen müssen nach Änderungen aufwendig wieder zusammengeführt werden und der Arbeitsprozess ist ineffizient und unübersichtlich. Das führt dazu, dass Mitarbeiter sich mit aufwendigen und ermüdenden Organisations- und Verwaltungsaufgaben aufhalten, die mit einem zentralen Cloud-System völlig überflüssig wären.

Es gibt zwar sogenannte Spreadsheets online, zum Beispiel von Google, bei denen mehrere Mitarbeiter an Dokumenten gleichzeitig Änderungen vornehmen können, allerdings ist bei diesen eine Protokollierung nicht möglich und Änderungen sind nicht nachverfolgbar. Die Verwendung vereinzelter Tools auf verschiedenen Plattformen trägt außerdem noch zu Unübersichtlichkeit und zu Problemen bei, die sich mit einer zentralen Verwaltung nicht stellen.

Mit Salesforce können Calls geloggt, E-Mails empfangen und versendet, Tasks protokolliert, und alles an einem einzigen Ort organisiert werden. Änderungen an Daten der Firma werden sofort und für alle sichtbar und Arbeitsschritte werden nachvollziehbar – an jedem Ort. Unproduktive Vorgänge können mit Salesforce eliminiert werden, die Verwaltung wird zentralisiert und die Arbeit nunmehr von überall aus und zu jeder Zeit erledigt werden – nicht nur im Bereich von Costumer Relation Management im Sales, sondern auch auf Ebene der operativen Wertschöpfung oder Buchhaltung, die bei vielen Firmen trotz CRM immer noch über Excel-Tabellen laufen. Man kann grundsätzlich alle Prozesse in Salesforce abbilden.

Mit einer individuellen Anpassung von Salesforce ist der Firmenserver nicht mehr an eine Lokalität gebunden. Man kann von überall, im Homeoffice oder unterwegs vom Smartphone aus, darauf zugreifen und Änderungen vornehmen. Und sobald der Server nicht mehr lokal gebunden ist, sind es auch nicht mehr die Mitarbeiter. Unannehmlichkeiten und Hindernisse im HomeOffice entstehen nicht mehr durch eine ineffiziente Firmenstruktur, sondern sind persönliche Sache.

Eine hohe Fähigkeit zur Selbstorganisation ist nicht jedem von uns in die Wiege gelegt - und noch viel weniger die Fähigkeit, sich selbst einzugestehen, dass man im HomeOffice vielleicht doch nicht so gut klarkommt wie die Kollegen. Wir wollen uns daher die Probleme anschauen, die mit der Arbeit im HomeOffice verbunden sind, Lösungsansätze anbieten, und sogar die Vorteile herausarbeiten, die mit einem Wandel der Arbeitswelt in Richtung Digitalisierung einhergehen.

Ein normaler Tag im Büro ist durch eine äußere Instanz geregelt: es gibt oft feste Mittagspausen, einen festen oder, bei Gleitzeit, etwas flexibleren Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Eine äußere Norm muss zugunsten des kleinsten gemeinsamen Nenners aber die individuellen Bedürfnisse der Arbeitnehmer ignorieren. Jeder hat andere Bedürfnisse, eine andere Herangehensweise an Aufgaben und jeder erreicht unter anderen Bedingungen seinen persönlichen workflow – einen Zustand, in dem er oder sie eine gesunde und produktive Arbeitsphase hat. Und deshalb hat auch jeder andere Ansprüche an eine Struktur, die den Arbeitstag so einteilt, dass er oder sie das Beste aus sich herausholen kann.

Nur sind wir es zu lange gewohnt gewesen, uns an einen externen Zeitplan zu halten und haben deshalb vielleicht keinen blassen Schimmer, welchen Arbeitsrhythmus wir eigentlich haben und welche Bedingungen für uns stimmen müssen. Der Schlüssel hierfür ist zunächst einmal Selbstkenntnis. Nimm dir Zeit, um dein Arbeitsverhalten zu analysieren und kennenzulernen. Dein Arbeitgeber wird sich natürlich freuen, wenn du bessere Arbeit leistest, aber am Ende wirst du selbst am Meisten davon profitieren. Zu wissen, unter welchen Gegebenheiten einem die Arbeit Spaß macht und man täglich neue Produktivitäts-Peaks erreicht, und nicht zuletzt eine wertvolle Selbstwirksamkeitserfahrung, durch die man persönlich wächst.

Die Wo? und Wann?s kannst du nunmehr selber frei bestimmen, wir geben dir ein paar Tipps für das Wie? mit.

Weg von Stunden, hin zu TO-DOs

Es gibt viele Aspekte, die der Produktivität an einem 8-Stunden Bürotag nicht dienlich sind. Sich einer Struktur von außen zu unterwerfen ist aber angenehm, weil sie einen davon befreit, für sich selbst Verantwortung zu übernehmen. Den Büroalltag zu Hause einfach nachzuahmen hieße nur, eine externe Struktur an etwas anzulegen, wofür sie möglicherweise gar nicht geschaffen ist. Denn der Arbeitsrahmen einer Firma ist oft alles andere als individuell: 8 Stunden sind ein quantitativer Rahmen daher vernachlässigt er den wichtigsten Faktor: die Qualität der Arbeit. Wenn man die eigene Produktivität messen würde, würde sie gewiss nicht so linear verlaufen wie eine Uhr. Da gäbe es nach dem Mittagessen ein Tief, weil der Körper alle Energie an die Verdauungsorgane leitet, ein Hoch hier, ein Mittelding da. Man orientiert sich im Büro an den externen Unterteilungen des Tages: wann wird Mittag gemacht? Wann gehe ich, wann komme ich?

Deshalb lautet unsere Empfehlung: weg von der Stunden-Mentalität, hin zu TO-DO-Listen.

Selbstverwaltung im HomeOffice besteht also nicht darin, diese zeitlichen Unterteilungen einfach zu übernehmen oder ganz abzuschaffen, sondern eine andere Art von Unterteilung nutzen, die die Produktivität deiner Arbeit qualitativ misst: Task-Listen.

Für eine produktive Arbeitsstruktur ist es sinnvoll, sich realistische Ziele für den Tag, die Woche oder ein aktuelles Projekt zu setzen und zu versuchen, sie zu erreichen. Nicht nur musst du dafür eine genaue Kenntnis der einzelnen Arbeitsschritte haben, auch muss deine Firma ein System bereitstellen, die diese genau abbilden kann.

Mit Salesforce kannst du deine TO-Dos in Listenansichten darstellen und alle Aufgaben, die du erledigen musst, als Tasks darstellen. Du kannst ein Fälligkeitsdatum eingeben, Dateien und Kontakte, die mit der Aufgabe in Verbindung stehen, verknüpfen. Du kannst eine Schätzung abgeben, wie lange du voraussichtlich für die Bearbeitung brauchen wirst, und andere wichtige Anmerkungen eintragen. Je nachdem, ob du sie schon bearbeitet hast oder die Tasks noch offen sind, können diese in verschiedenen Listen angezeigt werden. Um die noch zu erledigenden Aufgaben anzuzeigen, gehst du dann einfach auf „My open Tasks“ und suchst dir eines zur Bearbeitung raus. In den Tasks ist außerdem noch vermerkt, wann du die Aufgabe erstellt hast, wann du mit der Bearbeitung fertig warst, und du kannst außerdem noch eintragen, wieviel Zeit du tatsächlich benötigt hast. Du hast außerdem noch die Möglichkeit, Erinnerungen einzustellen, die dich zeitnah auf Aufgaben und Termine hinweisen, denen du dich widmen musst.

Auf die zeitliche Struktur würden wir natürlich nicht gänzlich verzichten. Studien haben gezeigt, dass man im HomeOffice eher dazu neigt, zu wenig Pausen zu machen und länger zu arbeiten als im Büro. Unser Tipp ist daher: eine feste Kernarbeitszeit und Pausen festlegen. Es ist ohnehin unwahrscheinlich, dass man ohne genügend Pausen eine hohe Produktivität erreichen kann. Daher empfehlen wir, sich gewisse Zeitpunkte zu setzen, die aber immer auch flexibel nach hinten oder vorne verschoben werden können, bei der Dauer der Pausen aber unbedingt keine Abstriche zu machen. Wenn man die Mittagspause eine Stunde nach hinten verschiebt, gut, aber die Dauer und die Anzahl der Pausen sollte unbedingt eingehalten werden.

Probieren geht über studieren!

Lerne dich selber kennen. Ich weiß, es klingt cheesy. Aber gib dir erstmal Raum, um dich selbst zu beobachten. Du bist es vielleicht jahrelang gewohnt gewesen, dich an den externen Zeitplan deiner Firma zu halten und hast keine Ahnung, welchen Arbeitsrhythmus du eigentlich hast und unterschätzt chronisch dein Produktivitäts-Potential. Du hast es verlernt, auf dich zu hören. Also probiere alles aus.

Geh im Schlafanzug an den Computer, mache keine Pause, iss dein Mittagessen während du E-Mails beantwortest, mache keine Pausen. Mache alles, wovon HomeOffice-Profis absolut abraten. Denn nur dann weißt du, warum sie davon abraten. Oder aber, das ist aber eher unwahrscheinlich, du stellst fest, dass du von der Badewanne aus am produktivsten bist. Probiere aber auch einiges davon aus, wozu durchaus geraten wird: eine Sporteinheit vor der Arbeit. Habe mittags immer ein festes Lunch-Date. Trage Klamotten, in denen du dich diszipliniert fühlst. Lege Zeiten fest und halte dich streng daran. Trinke viel. Nasche nicht. Geh jede Stunde kurz an die frische Luft oder lüfte regelmäßig. Probiere verschiedene Duftaromen für Konzentration aus: Zitrone, Lavendel, Pfefferminz. Habe einen festen Arbeitsplatz und weiche nicht von ihm ab. Setze dir Ziele für jeden Tag und versuche sie zu erreichen.

Jeder ist anders und jeder erreicht den sogenannten Workflow anders. Für manche sind Unterbrechungen während des Flows absolut fatal und können den Produktivitäts-Peak des Tages völlig an die Wand fahren. Andere brauchen die Unterbrechungen, um nicht verrückt zu werden. Finde raus, wann du dich am wohlsten und produktivsten fühlst und tracke die Punkte, die dabei eine Rolle spielen. Identifiziere Störfaktoren und Dinge, die dir Auftrieb verleihen und versuche durch Herumprobieren dein Umfeld und deine Struktur so zu modifizieren, dass du am Ende des Tages das Gefühl hast, viel geschafft zu haben, und dennoch nicht völlig gerädert zu sein. Feedback von den Kollegen ist hier auch ein Indikator dafür, ob du dich richtig einschätzt.

Über Reports und Dashboards alle Daten kannst du in Salesforce nachverfolgen, wie viele Tickets du an einem normalen Tag im Büro bearbeitet hast. Damit hast du einen Richtwert über deine durchschnittliche Produktivität. Sobald du deine eigene Arbeitsstruktur etabliert hast kannst du probieren, deine Produktivität zu steigern, indem du Modifikationen an deinem Tagesablauf, an den Bedingungen usw. änderst. Anhand der Charts kannst du überprüfen, ob deine Experimente fruchten oder nicht und ein Gefühl für deine optimalen persönlichen Präferenzen entwickeln.

Communication is the key

Um die Kommunikation mit den Kollegen aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, Kommunikationskanäle festzulegen und zu pflegen. Durch den „Chatter“ können kurze Fragen oder Aufgaben mit dem Chat-Zauberstab direkt an Kollegen verwiesen werden und verfolgt werden, was Kollegen gerade machen. Für andere komplexere Anliegen kann die integrierte E-Mail-Funktion benutzt werden, in denen auch E-Mail-Postfächer, wie Google Mails und Outlook in Echtzeit synchronisiert werden.

Es ist außerdem sinnvoll, deine Kernarbeitszeiten an die Kollegen zu kommunizieren, die dann genau wissen, wann sie dich erreichen können.

Aber nicht nur innerhalb der Firma ist Kommunikation wichtig, sondern auch im eigenen sozialen Umfeld, um klarzustellen: Man ist zwar zu Hause, aber das heißt nicht, dass man verfügbar ist, als wäre

Im Salesforce Kalender kannst du alle deine Termine eintragen und auch mit dem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren. Dort kannst du zum Beispiel auch Lunch-Dates eintragen. Sich zum gemeinsamen Mittagessen zu verabreden ist als extern strukturierender Faktor für das HomeOffice sehr sinnvoll, da es einem einen äußeren Anhaltspunkt gibt, wann man die Arbeit unterbrechen muss - in Zeiten von Corona gehen Lunch-Dates natürlich auch digital. Über den Kalender kannst du dieses gleich mit einem Chatroom deiner Wahl verknüpfen.

Über eine Synchronisierung mit deinem Smartphone hast du übrigens alle Kontakte aus Salesforce mobil verfügbar und kannst bequem auch von unterwegs kommunizieren.

Und nun?

Uns war es mit diesem Artikel wichtig, dir nicht einfach einen weiteren externen Richtkatalog zu präsentieren, nach dem du dich strikt richten kannst. Der wichtigste Schritt ist für uns von der Verantwortung vom Arbeitgeber oder der Firma weg zu mehr Selbstverantwortung und, wenn man so will, auch Selbstmanagement zu kommen. Die Arbeitswelt ist im Wandel und das klassische 8-Stunden-5-Tage-Modell tritt immer mehr in den Hintergrund, denn eine Nachricht scheint endlich angekommen zu sein: jeder ist individuell, jeder hat andere Bedürfnisse, und jeder arbeitet anders. Eine Norm, nach der sich alle richten, mit denen aber die wenigsten zufrieden sind, wird verabschiedet. Der Fokus richtet sich mehr auf Eigenverantwortung und das klingt im ersten Moment wie eine zusätzliche Anforderung an den Arbeitnehmer, die aber auch mehr Freiheit und Individualität in sich birgt. Es liegt nun an uns, uns selbst durch diese Freiheiten so kennenzulernen, dass wir eine gesunde Arbeitskultur entwickeln, die unseren persönlichen Bedürfnissen und Fähigkeiten am besten entspricht. Um entspannter und besser arbeiten zu können.

Mit Salesforce helfen wir Unternehmen bei der Digitalisierung und zu effizienteren Arbeitsstrukturen. Während Unternehmensprozesse zunehmend automatisiert und digital stattfinden, steigt die Flexibilität von Arbeitnehmern und Arbeitgebern durch die freie Wahlmöglichkeit des Arbeitsplatzes und die Unabhängigkeit von analogen Gegebenheiten. Wie die Corona-Krise zurzeit zeigt, ist es wichtig, die Digitalisierung nicht nur im Tech-Sektor voranzutreiben, sondern ein Branchen-übergreifendes Projekt, das unsere ganze Arbeitskultur grundlegend verbessern würde.

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Die Autorin

Tabatha Portejoie

Social Media und HR

Neben ihrem Studium der Philosophie ist Tabatha verantwortlich für die Bereiche HR, Social Media Marketing und der Betreuung unseres Web-Ratgebers zu Salesforce-Themen. Ihre Leidenschaft gilt privat dem Schreiben, dem Lesen und der Kunst.